Business English- Functions Review - Teachers' Notes

Level: Advanced

Topic: Profession, work or study

Grammar Topic: General

Submitted by:

Type: Lesson Plans

      Page: /       Download PDF (80 KB)

Lesson Plan Text

Business functions review
Teacher’s instructions
Photocopy one copy per student to take away, plus one copy per group to be cut up into playing 
cards. 

Cut up one pack of cards per group of two or three students, with the shaded ones on the left hand 
side divided from the ones of the right and all the cards shuffled. 

Give out just the shaded cards (questions) first of all, and ask students to brainstorm possible 
responses. Then give out the other cards (responses) and ask them to match them up. If they get 
stuck, tell them that there should be three responses for each question. 

Give out copies for them to check their answers, and answer any questions. 

To practise the language, play a selection of these games:

One student reads out a question, and the others try to make as many different responses as 
they can (not necessarily the ones in the pack)

One student reads a response and the other students try to make a question that could 
produce that response (not necessarily the one on the worksheet)

One student reads out a question, and their partner then chooses and reads out one of the 
responses. They then continue the conversation for as long as they can. After a few minutes 
of that, they hide the responses and try to have long conversations with just the questions as 
prompts. 

Written by Alex Case for UsingEnglish.com © 2011

Without looking back at the worksheets, put down general language (e.g. sentence stems like 
“Can I…?”) for each of the functions below (things you can remember from above or your own  
ideas)

Clarifying 

Answering the phone 

Phoning 

Making arrangements 

Negotiating 

Thanking 

Replying to thanks 

Meeting people for the first time 

Meeting people again 

Complaining 

Responding to complaints 

Apologising 

Responding to apologies 

Look at the previous worksheets and add any language that you haven’t put so far. Check your 
other phrases with your teacher or classmates. 

Written by Alex Case for UsingEnglish.com © 2011

Do the same with these other common business functions

Offering 

Responding to offers 

Requests 

Responding to requests 

Invitations 

Responding to invitations 

Introducing people 

Making suggestions 

Responding to suggestions 

Starting conversations 

Ending conversations 

Saying hello 

Saying goodbye 

Showing people around 

What functions above are most useful to you?

What language in those sections above are most useful to you?

Written by Alex Case for UsingEnglish.com © 2011

Answer key
Clarifying 
– Did you say… (or ….?)/ Can repeat (the first part/ the name/ the address/ the last 
part/ the number)?/ Sorry, I didn’t catch…/ Is that (one five or five oh)?
Phoning – Can I speak to…, please?/ Can you put me through to…, please?/ This is … (from …) 
I’m phoning about…/ I’m sorry, I dialled the wrong number/ Hi John, this is Alex  
Answering the phone – 01323 678931/ (This is) Alex (Case) speaking. (How can I help you?)/ 
Stevie Smith’s phone/ 
Making arrangements - Let’s make it (12 o’clock)/ Why don’t we…?/ How about…?/
Negotiating – If…, can you…?/ I’m going to have to insist (on…)/ It’s a deal/ That sounds 
acceptable
Thanking - Thanks/ Thank you so much/ That’s very kind of you/ You shouldn’t have!/ That’s very 
generous (of you)/ I’m very grateful/ I’ll do the same for you sometime/ How can I (ever) repay 
you? 
Replying to thanks – You’re welcome/ Not at all/ Anytime/ 
Meeting people for the first time - Nice to meet you/ Pleased to meet you/ How do you do?
Meeting people again – Long time no see!/ It’s so nice to see you again/ 
Complaining – Unfortunately,…/ I’m afraid…/ Could you do something about…?/ I’m not very 
satisfied…/ You said… but…/ Although you guaranteed…
Responding to complaints – Actually…/ To compensate you, we’d like to offer/ What can I do to 
make that up to you?/ It won’t happen again
Apologising - Sorry/ I am terribly sorry/ I do apologise/ I’m afraid…/ I’m sorry but…
Responding to apologies – Don’t worry about it/ Oh well, no damage done/ Just make sure that it 
doesn’t happen again/ I’m sorry, that really isn’t good enough
Offering - Can I help?/ Do you want me to…?/ Would you like (me to)…?/ Can I be of any 
assistance?/ You look like you could do with some help
Responding to offers - Yes please/ That would be lovely/ That’s okay, I think I can manage. / 
Thanks for the offer, but…
Requests - I would like (to)…/Can I (have)…?/ Could I…?/ Can I speak to…?/ Can we (make it)
…?
Responding to requests - Of course you can/ Here you are/ Here you go/ Go ahead/ Help 
yourself/ I’m sorry, that’s not allowed here/ I’m sorry but…/ I’m afraid…/ (To be honest) I’d rather 
you didn’t
Invitations - Do you want to (come)….? / Would you like to (come out)…?/ I’d like to invite you 
to…/ I’d like to take you to…/ I know a …. that I’d like to show you (if you are free)/ Do you have 
any plans for tonight?
Responding to invitations - I’d love to! / I’d love to, but…/ That sounds great/ Great, see you 
there/ Thanks, I would love to come/ I’m afraid (I’m meeting…/ I’m a little tired/ I really need to get 
home)
Introducing people - (Bob), this is (Barbara)/ (John) have you met (Margaret)?/ Can I introduce 
you to…?
Making suggestions – How about…?/ Why don’t we…?/ Have you thought about…?/ Have you 
considered…?
Responding to suggestions – (Thanks) that’s a great idea/ I’ll give that a try/ 
Starting conversations – Do you have a minute (to talk)?/ Is this a good time?
Ending conversations – I really have to go/ I’ll let you get on/ I really must be going/ It was nice to 
talk to you/ Thanks for phoning
Saying hello – Hi/ Hello/ Alright?/ Hiya/ Good morning/ Good afternoon/ Good evening
Saying goodbye - Ciao/ Bye/ See you/ Take care/ See you (next week)/ Have a good (weekend/ 
week/ holiday)/ So long/ Good luck/ All the best (in your future…)
Showing people around – After you/ This way please/ Please take a seat/ Help yourself to…/ 
Make yourself at home/ You can leave your… here (if you like)/ Can I take your coat?

Written by Alex Case for UsingEnglish.com © 2011