Business English- Chairing Meetings Functions

Level: Intermediate

Topic: Profession, work or study

Grammar Topic: General

Submitted by:

Type: Lesson Plans

      Page: /       Download PDF (67 KB)

Lesson Plan Text

Chairing a meeting Functions review

What are the roles of a chairman?

Compare your ideas to the list below:

The chair greets everyone as they come in

The chair chats to people as they come in

The chair makes sure everyone is comfortable

The chair brings the meeting to order

The chair opens the meeting by introducing everyone

The chair asks everyone to introduce themselves 

The chair welcomes everyone

The chair thanks everyone

The chair explains the purpose of the meeting.

The chair explains the format of the meeting. 

The chair asks for suggestions/ ideas/ opinions.

The chair leads a brainstorming session.

The chair invites… to contribute. 

The chair keeps everyone on topic.

The chair keeps people on schedule.

The chair builds consensus. 

The chair calls for a vote. 

The chair casts the deciding vote. 

The chair suggests moving on to the next point on the agenda./ The chair introduces 
the next item on the agenda.

The chair organises breaks. 

The chair summarises what has been said/ decided.

The chair checks if there is any other business 

The chair double-checks what people will do after the meeting 

The chair suggests a time and date for the next meeting 

The chair brings the meeting to a close.

What language can the chair use in each of the situations above?

Compare your ideas to the answer key on the next page.

Which of those things above would you actually mention in the minutes of a meeting?

Written by Alex Case for UsingEnglish.com © 2011

The chair greets everyone as they come in - “Hi. Thanks for coming. Come in and help  
yourselves to a seat.”

The chair chats to people as they come in – “How’s the weather outside now?”

The chair makes sure everyone is comfortable – “Would anyone like a drink before we 
begin?” “Sit anywhere you like.”

The chair brings the meeting to order – “Right, let’s get down to business shall we?”

The chair opens the meeting by introducing everyone – “Do you all know each other?” 
“Let me explain who everyone is.”

The  chair  asks   everyone   to  introduce  themselves  –   “Shall   we  start   by  introducing 
ourselves?”

The chair welcomes everyone – “Welcome to Alcom.” “It’s a great pleasure to welcome 
you to our Boston office today.” “Let me begin by welcoming you to our new offices.”

The chair thanks everyone - “Thanks for coming here today.” “That was very product -
ive. Thanks.” “Thanks for all your contributions.” “Thanks for making the time to come 
to this meeting (at such a busy time).”

The chair explains the purpose of the meeting. – “Our main aim today is to....”

The chair explains the format of the meeting. – “We’re going to start by…” “Before we  
discuss the question, I’ll give everyone a chance to present their own ideas.” 

The chair asks for suggestions/ ideas/ opinions. – “Any ideas?”

The chair leads a brainstorming session. – “Tell me whatever you can think of and I’ll  
write it on the board.”

The chair invites… to contribute. – “Alex?” “Alex, you look like you have something to 
say.” “Alex, this is your area. Do you have any ideas?”

The chair keeps everyone on topic. – “Can we leave that for AOB?” “If we can stick to 
the subject on the agenda for now.”

The chair keeps people on schedule. – “We need to leave time to talk about…, so can 
we quickly wrap this part up?”

The chair builds consensus. – “Can I suggest a compromise?” “We all seem to more or 
less agree that…”

The chair calls for a vote. – “Can we have a show of hands?”

The chair casts the deciding vote. – “We seem to have a split vote. I’m going to go with 
the people who agree with the idea.”

The chair suggests moving on to the next point on the agenda./ The chair introduces 
the next item on the agenda. – “The next thing we need to talk about is…”

The chair organises breaks. – “Shall we take five and start again at quarter past?”

The chair summarises what has been said/ decided. – “Let’s go through what we’ve 
decided/ talked about.” “Can I just go over what we’ve discussed again?” “Can I just 
summarize what we have agreed?”

The chair checks if there is any other business – “Have I missed anything out?” “Were 
there any final questions before we finish?” “Is there any other business?”

The chair double-checks what people will do after the meeting – “Do you think we  
could have that in writing by the end of the week?”

The chair suggests a time and date for the next meeting – “Is the same time next week 
okay for everyone?”

The chair brings the meeting to a close. – “Well, I guess that about wraps it up.” “I think 
we’ve covered everything.”

Written by Alex Case for UsingEnglish.com © 2011