Business English Emails- Too formal

Level: Advanced

Topic: Profession, work or study

Grammar Topic: Vocabulary

Submitted by:

Type: Lesson Plans

      Page: /       Download PDF (99 KB)

Lesson Plan Text

Too formal for most business emails

While all of it is correct in English, the following language is too polite, formal or long 
winded for most business situations. Do you think any of the sentences are suitable for 
your own business emails? If so, why do you think so and for what kinds of emails?

Please allow me to introduce myself. 

It is my very great pleasure to accept your invitation.

We would like to formally invite you to our office Xmas party. 

Would you mind at all if I asked you to send that to me, if it’s not too much trouble?

Please find attached the document for your attention./ Attached please find the document 
for your attention. 

I would be absolutely delighted if you could spare a few minutes to see me on Monday 25

th 

January, if it is at all possible. 

I would very much appreciate any assistance you can offer me in this matter. 

I await a response at your earliest convenience.

Please accept our very sincerest apologies for any inconvenience caused to yourself and 
your loved ones.

You might be disappointed to hear that the standards of your hotel were not quite up to the 
very high ones that I had come to expect from your chain. 

I would respectfully request that you confirm this at your earliest possible convenience.

If you need even the slightest bit of additional information, please have absolutely no 
hesitation in contacting me at any time. 

Change the sentences above to make them more suitable for your business emailing 
needs.

Choose one of the sentences above and compete to make it as informal/ friendly as 
possible without changing the meaning. 

Written by Alex Case for UsingEnglish.com © 2012