Business English Emails- Too Informal

Level: Intermediate

Topic: Profession, work or study

Grammar Topic: Vocabulary

Submitted by:

Type: Lesson Plans

      Page: /       Download PDF (102 KB)

Lesson Plan Text

Too informal for most business emails

While all of it is correct in English, the following language is too impolite, informal or short 
for most business situations. Do you think any of the sentences are suitable for your own 
business emails? If so, why do you think so and for what kinds of emails?

Hiya!/ Hey Bob

Hi dudes

Whassup?

I got your email yesterday/ I was thrilled to get your letter yesterday.

I promise that it won’t happen again.

Sorry, I’m busy then.

It’s not our fault.

You sent the wrong amount.

Look at this document. 

There’s no way I can do that. 

Gonna do it soon. 

It’s gonna take ages. Sorry!

Forward this to Mr Jones.

Please do it by Friday/ I need this asap/ Wanna get it finished by Friday. 

Great!!! CU there!

Miss you!

Write soon/ Keep in touch

See ya!

Give a kiss to John from me.

Lots of love/ Kisses/ XXXX/ Hugs and kisses/ XOXO

Change the sentences above to make them more suitable for your business emailing 
needs (while keeping the meaning more of less the same).

What are the general reasons why the phrases above are too informal?

Can you think of any other language which is too informal for your business emails?

Choose one informal phrase or sentence and compete to make it more and more formal 
and polite. You should take turns trying to make the last person’s sentence even more 
polite. Stop when you run out of ideas of the last attempt was actually less formal/ polite 
than the previous one. The person with the politest attempt wins that round, then you can 
try again with another sentence above. 

Written by Alex Case for UsingEnglish.com © 2012

Too informal for most business emails
Suggested answers

Listed in order of formality/ politeness:

Hiya!/ Hey Bob – Hi (Bob)

Hi dudes – Dear all/ Hi everyone/ Hi guys

Whassup? – I hope you are well/ How are you?/ How’s it going?/ How are things?

I got your email yesterday/ I was thrilled to get your letter yesterday.- Thank you for 
your email yesterday

I promise that it won’t happen again. – You can rest assured that this will not happen 
again/ We have… to make sure that it won’t happen again. 

Sorry, I’m busy then. – I’m afraid I am… ing… at that time

It’s not our fault. – This was due to…

You sent the wrong amount. – The amount we received was not what we expected/ 
The amount sent does not seem to be correct

Look at this document. – Please see the document attached./ Can you have a look at 
this document and…? 

There’s no way I can do that. – That is not really possible at this time/ I’m afraid that is 
rather difficult.

Gonna do it soon. – I will complete it as soon as possible

It’s gonna take ages. Sorry! – I apologise in advance for any delay in finishing this/ I’m 
afraid it might take some time

Forward this to Mr Jones. – Could you forward this to Mr Jones?/ Can you forward this 
to Mr Jones?/ Can you send this on to Mr Jones?

Please do it by Friday/ I need this asap/ Wanna get it finished by Friday. – If you could 
get this finished by Friday, that would be a great help./ This needs to be finished by the 
end of the week

Great!!! CU there! – I look forward to seeing you then/ 
Miss you! – It seems ages since we last met/ Long time no see

Write soon/ Keep in touch – I look forward to hearing from you (soon)/ I’m looking 
forward from you (soon)

See ya! – See you/ CU

Give a kiss to John from me. – Give my regards to John/ Pass my best wishes onto 
John/ Say “Hi” to John from me

Lots of love/ Kisses/ XXXX/ Hugs and kisses/ XOXO – Yours/ Best regards/ All the 
best/ Best wishes

What are the general reasons why the phrases above are too informal?
-

Too short

-

Spoken rather than written form

-

Missing subject and auxiliary verb

-

Only used with friends and family

-

Too passionate

-

Abbreviations, e.g. textspeak

-

Exclamation marks/ Multiple punition marks

-

Missing polite language

-

Informal spelling that matches informal pronunciation

Written by Alex Case for UsingEnglish.com © 2012