Business English Emails- Vocabulary & Collocations

Level: Intermediate

Topic: Profession, work or study

Grammar Topic: Vocabulary

Submitted by:

Type: Lesson Plans

      Page: /       Download PDF (132 KB)

Lesson Plan Text

Email vocabulary and collocations

Attach

Love

From

Mr

Mrs

Miss

Ms

Sir

Sirs

Madam

Dear

Paragraphs

Memo

Note

Concern

CC

BCC

Best

Unfortunately,

XXX

XOXO

Hugs

Kisses

Hi

Forward

Bye

Regards

Re:

Ref./ 

Reference

Exclamation 

mark

To:

btw

Tel.

Yours

Sincerely

Faithfully

Cheers

Advance

Soon

Hesitate

Thanks/ 

Thank you

Cooperation

Mail

Emoticon

Acronym

Abbreviation

Contraction

Sorry

Please

Hear

pp.

Write

PS

PPS

(In-) 

convenience

Try to define words and sentences above without using the word on the cards. When your 
partner has guessed, swap roles and move onto the next one. Things you could talk 
about:
-

Formality

-

Collocations

-

Meaning

-

Example sentences (with gaps)

Listen to your teacher read out some words and phrases which are related to one of the 
words above. Try to guess which word it is. 

Do the same in pairs. 

Written by Alex Case for UsingEnglish.com © 2012

Email vocabulary pairwork guessing game
Student A
Choose one of the sections below and read out a sentence with that word missing. Your 
partner can then guess once only what the missing word is. Continue with one example/ 
one guess until they guess that word, then switch roles. 

Attach – Please find the report attached/ As you can see from the attachment…
Best – All the best/ Best wishes/ Pass my best wishes on to John/ Best regards
(In) convenience – Please reply at your earliest convenience/ We would like to apologise 
for any inconvenience caused/ Please let me know what dates are convenient for you
Dear – Dear Sir or Madam/ Dear Mr Case/ Dear Alex/ Dear Sirs
Forward – I look forward to hearing from you soon/ Please forward this to John
Hear – I look forward to hearing from you (soon)/ Hope to hear from you soon/ It was 
really nice to hear from you
Hi – Hi/ Hi John/ Say “Hi” to Steve from me/ Julie says “Hi”
In – In connection with/ In advance
Inform – We regret to inform you that…/ We would like to inform you that…/ If you need 
any further information, please do not hesitate to contact me
Love – Love from/ Lots of love/ Send my love to John/ John sends his love
Mail – Snail mail/ I’ve sent you a hard copy in the mail
Note – This is just a quick note to say…/ Please note that…/ NB

--------------------------------------------------------

Email collocations pairwork guessing game
Student B
Choose one of the sections below and read out a sentence with that word missing. Your 
partner can then guess once only what the missing word is. Continue with one example/ 
one guess until they guess that word, then switch roles. 

Please – Please let me know if you have any questions/ If you need any further 
information, please do not hesitate to contact me at any time
Reference – With reference to…/ Your ref:/ Our ref:/ Reference number
Regards – Best regards/ Give my regards to John/ Regards
See – See you (soon/ then)/ It was a pleasure to see you again last week/ Hope to see 
you again soon
Sir – Dear Sir/ Dear Sir or Madam
Soon – I look forward to hearing from you soon/ See you soon/ Write soon
Sorry – Sorry it took me so long to get back to you/ Sorry not to reply sooner/ Sorry it’s 
been so long since I last wrote/ Sorry to write to you out of the blue
Text – Send a text/ Textspeak/ Text someone
Thanks/ Thank you – Thanks (again/ in advance)/ Thank you for your email/ quick reply/ 
getting back to me so quickly/ taking the time to see me yesterday
To - To whom it may concern/ I’m writing to you concerning…
Write – Write soon!/ Thanks for writing back so quickly/ I am writing to you in connection 
with…/ concerning…/  about…/ (in order) to…
Yours – Yours sincerely/ Yours faithfully/ Sincerely yours/ Yours 

Written by Alex Case for UsingEnglish.com © 2012

The no pairwork version

Which word is each list connected to?

1. Please find the document ______ed/ As you can see from the _____ment…
2. All  the  __________/  _______  wishes/  Pass  my  _______  wishes  on  to  your  boss/ 

_________ regards

3. Please  reply  at  your  earliest  ____________  /  We  would  like  to  apologise  for  any 

_______ caused/ Please let me know what dates are _______ for you

4. _______ Sir or Madam/ ________ Mr Case/ ______ Alex/ __________Sirs
5. I look _______ to hearing from you soon/ Please ________ this to your boss
6. I look forward to __________ing from you (soon)/ Hope to ________ from you soon/ It 

was really nice to _______ from you

7. _______ / ______ John/ Say “_____” to Steve from me/ Julie says “______”
8. _________ connection with/ ________ advance
9. We regret to _________ you that…/ We would like to ________ you that…/ If you need 

any further _______ation, please do not hesitate to contact me

10.______ from/ Lots of ______ / Send my ____ to John/ John sends his _____ 
11. Snail ________ / I’ve sent you a hard copy in the _______
12.This is just a quick _____ to say…/ Please ______ that…/ NB
13.______________  let  me  know  if  you  have  any  questions/  If  you  need  any  further  in-

formation, ____________ do not hesitate to contact me at any time

14.With ___________ to…/ Your ref:/ Our ref:/ Ref. no. 
15.Best ____________ / Give my ________ to John
16._______  you/  ________  you  soon/  __________  you  then/  It  was  a  pleasure  to 

_______ you again last week/ Hope to _____ you again soon

17.I look forward to hearing from you _______ / See you ______ / Write ______
18.____ it took me so long to get back to you/ ______ not to reply sooner/ _____ it’s been 

so long since I last wrote/ ______ to write to you out of the blue

19.Send a ______/ ______speak/ _________ someone
20.___________  again/  _______  in  advance/  ___________  for  your  email/  _______  for 

getting back to me so quickly/ ___________ for your quick reply/ ________ for taking 
the time to see me yesterday/ 

21.__________ whom it may concern/ I’m writing _____ you concerning…
22.__________ soon!/ Thanks for ________ing back so quickly/ I am _____ing to you in 

connection with…/ I am ________ing to you concerning…/ I am __________ing to you 
about…/ I am _______ing (to you in order) to…

23.________ sincerely/ ___________ faithfully/ Sincerely ______ / _________

Compare your answers with the next page. 

Written by Alex Case for UsingEnglish.com © 2012

The no pairwork version answer key

1. Attach – Please find the report attached/ As you can see from the attachment…
2. Best – All the best/ Best wishes/ Pass my best wishes on to John/ Best regards
3. (In) convenience – Please reply at your earliest convenience/ We would like to 

apologise for any inconvenience caused/ Please let me know what dates are 
convenient for you

4. Dear – Dear Sir or Madam/ Dear Mr Case/ Dear Alex/ Dear Sirs
5. Forward – I look forward to hearing from you soon/ Please forward this to John
6. Hear – I look forward to hearing from you (soon)/ Hope to hear from you soon/ It was 

really nice to hear from you

7. Hi – Hi/ Hi John/ Say “Hi” to Steve from me/ Julie says “Hi”
8. In – In connection with/ In advance
9. Inform – We regret to inform you that…/ We would like to inform you that…/ If you 

need any further information, please do not hesitate to contact me

10. Love – Love from/ Lots of love/ Send my love to John/ John sends his love
11. Mail – Snail mail/ I’ve sent you a hard copy in the mail
12. Note – This is just a quick note to say…/ Please note that…/ NB
13. Please – Please let me know if you have any questions/ If you need any further 

information, please do not hesitate to contact me at any time

14. Reference – With reference to…/ Your ref:/ Our ref:/ Reference number
15. Regards – Best regards/ Give my regards to John/ Regards
16. See – See you (soon/ then)/ It was a pleasure to see you again last week/ Hope to see 

you again soon

17. Soon – I look forward to hearing from you soon/ See you soon/ Write soon
18. Sorry – Sorry it took me so long to get back to you/ Sorry not to reply sooner/ Sorry it’s 

been so long since I last wrote/ Sorry to write to you out of the blue

19. Text – Send a text/ Textspeak/ Text someone
20. Thanks/ Thank you – Thanks (again/ in advance)/ Thank you for your email/ quick 

reply/ getting back to me so quickly/ taking the time to see me yesterday

21. To - To whom it may concern/ I’m writing to you concerning…
22. Write – Write soon!/ Thanks for writing back so quickly/ I am writing to you in 

connection with…/ concerning…/  about…/ (in order) to…

23. Yours – Yours sincerely/ Yours faithfully/ Sincerely yours/ Yours 

Written by Alex Case for UsingEnglish.com © 2012