Business English- Functions Review

Level: Advanced

Topic: Profession, work or study

Grammar Topic: General

Submitted by:

Type: Lesson Plans

      Page: /       Download PDF (84 KB)

Lesson Plan Text

Business functions review

Playing cards/ Students’ copy

Have we met?

No I don’t think so. 

I’m Alex Case. I 

work in the 

Yokohama office.

I think perhaps we 
have. Were you at 

the conference in 

March? -

I’m pretty sure we 

haven’t. Let me 

introduce myself…

Long time no see

Yes, it’s been ages, 

hasn’t it?

Has it really been 

two years? How 
have you been?

It has been a while. 

I almost didn’t 

recognise you!

Unfortunately, the 

delivery doesn’t 

seem to have 

arrived yet.

I’m sorry to hear 

that. Hold the line 

please, and I’ll see 

if anyone knows 

what has happened

Just a moment, let 

me check on my 

computer…. 

According to my 

records, it is due 

tomorrow morning

I do apologise. If 

you can give me the 

order number, I’ll 

phone the driver 

and find out where 

he is

Could I possibly 

halve the amount 

of my last order?

Of course. No 

problem. I’ll change 

the details right 

now.

I’m afraid the order 

has already been 

processed, so 

there’s really 

nothing I can do. 

Sorry.

I’m afraid that’s not 

really possible. I 

could arrange for 

some to arrive later, 

though

I’m really sorry it 

took me so long to 

get back to you.

Don’t worry about it

No need to 

apologise. I know 

you’ve been really 

busy. 

That’s alright, I’ve 

been in a meeting 

all day anyway.

I brought these 

samples back 

from Norway for 

you

Thanks, you’re a 

lifesaver. I owe you 

one.

That’s very kind of 

you. I’ll do the same 

for you sometime.

That’s very 

generous of you. 

You must let me 

buy you a drink.

Thanks for 

standing in for me 

yesterday.

No problem. 

Anytime.

Not at all. You’re 

very welcome

It was my pleasure. 

If you need my help 

again, just ask.

Written by Alex Case for UsingEnglish.com © 2011

If we pay that 

price, can you 

deliver a week 

earlier?

That might be 

possible. I’ll see 

what I can do

I’m really sorry, I’m 

going to have to 

insist on that date

Okay. That’s a deal.

Are you free on 

Friday?

Do you mean 

tomorrow or next 

week?

Just a second, I’ll 

have a look in my 

diary… I have a 

space in my 

schedule between 

two and half four.

I’m afraid I’m 

attending a 

conference then. 

How about the 

following Monday?

Can I speak to 

someone in your 

sales department, 

please?

Of course. I’ll put 

you through to 

someone right 

away.

Please hold, I’ll 

check who is 

available.

Of course. If you 

could tell me what it 

is concerning, I’ll 

connect you to the 

right person

Can you put me 

through to Mr 

Smith, please?

I’m sorry, his line is 

busy at the 

moment. Can I take 

a message?

I’m afraid he is on 

another line at the 

moment. Shall I put 

you through to 

someone else in 

accounts?

I’ll check if he is 

available. Can I ask 

who is calling?

… and the order 

number is 

IB9997TTG

I’m sorry, I didn’t 

catch the last part.

Can I just check 

that back?

Did you say B for 

bear or V for violin?

Written by Alex Case for UsingEnglish.com © 2011

Without looking back at the worksheets, put down general language (e.g. sentence stems like 
“Can I…?”) for each of the functions below (things you can remember from above or your own  
ideas)

Clarifying 

Answering the phone 

Phoning 

Making arrangements 

Negotiating 

Thanking 

Replying to thanks 

Meeting people for the first time 

Meeting people again 

Complaining 

Responding to complaints 

Apologising 

Responding to apologies 

Look at the previous worksheets and add any language that you haven’t put so far. Check your 
other phrases with your teacher or classmates. 

Written by Alex Case for UsingEnglish.com © 2011

Do the same with these other common business functions

Offering 

Responding to offers 

Requests 

Responding to requests 

Invitations 

Responding to invitations 

Introducing people 

Making suggestions 

Responding to suggestions 

Starting conversations 

Ending conversations 

Saying hello 

Saying goodbye 

Showing people around 

What functions above are most useful to you?

What language in those sections above are most useful to you?

Written by Alex Case for UsingEnglish.com © 2011

Answer key
Clarifying 
– Did you say… (or ….?)/ Can repeat (the first part/ the name/ the address/ the last 
part/ the number)?/ Sorry, I didn’t catch…/ Is that (one five or five oh)?
Phoning – Can I speak to…, please?/ Can you put me through to…, please?/ This is … (from …) 
I’m phoning about…/ I’m sorry, I dialled the wrong number/ Hi John, this is Alex  
Answering the phone – 01323 678931/ (This is) Alex (Case) speaking. (How can I help you?)/ 
Stevie Smith’s phone/ 
Making arrangements - Let’s make it (12 o’clock)/ Why don’t we…?/ How about…?/
Negotiating – If…, can you…?/ I’m going to have to insist (on…)/ It’s a deal/ That sounds 
acceptable
Thanking - Thanks/ Thank you so much/ That’s very kind of you/ You shouldn’t have!/ That’s very 
generous (of you)/ I’m very grateful/ I’ll do the same for you sometime/ How can I (ever) repay 
you? 
Replying to thanks – You’re welcome/ Not at all/ Anytime/ 
Meeting people for the first time - Nice to meet you/ Pleased to meet you/ How do you do?
Meeting people again – Long time no see!/ It’s so nice to see you again/ 
Complaining – Unfortunately,…/ I’m afraid…/ Could you do something about…?/ I’m not very 
satisfied…/ You said… but…/ Although you guaranteed…
Responding to complaints – Actually…/ To compensate you, we’d like to offer/ What can I do to 
make that up to you?/ It won’t happen again
Apologising - Sorry/ I am terribly sorry/ I do apologise/ I’m afraid…/ I’m sorry but…
Responding to apologies – Don’t worry about it/ Oh well, no damage done/ Just make sure that it 
doesn’t happen again/ I’m sorry, that really isn’t good enough
Offering - Can I help?/ Do you want me to…?/ Would you like (me to)…?/ Can I be of any 
assistance?/ You look like you could do with some help
Responding to offers - Yes please/ That would be lovely/ That’s okay, I think I can manage. / 
Thanks for the offer, but…
Requests - I would like (to)…/Can I (have)…?/ Could I…?/ Can I speak to…?/ Can we (make it)
…?
Responding to requests - Of course you can/ Here you are/ Here you go/ Go ahead/ Help 
yourself/ I’m sorry, that’s not allowed here/ I’m sorry but…/ I’m afraid…/ (To be honest) I’d rather 
you didn’t
Invitations - Do you want to (come)….? / Would you like to (come out)…?/ I’d like to invite you 
to…/ I’d like to take you to…/ I know a …. that I’d like to show you (if you are free)/ Do you have 
any plans for tonight?
Responding to invitations - I’d love to! / I’d love to, but…/ That sounds great/ Great, see you 
there/ Thanks, I would love to come/ I’m afraid (I’m meeting…/ I’m a little tired/ I really need to get 
home)
Introducing people - (Bob), this is (Barbara)/ (John) have you met (Margaret)?/ Can I introduce 
you to…?
Making suggestions – How about…?/ Why don’t we…?/ Have you thought about…?/ Have you 
considered…?
Responding to suggestions – (Thanks) that’s a great idea/ I’ll give that a try/ 
Starting conversations – Do you have a minute (to talk)?/ Is this a good time?
Ending conversations – I really have to go/ I’ll let you get on/ I really must be going/ It was nice to 
talk to you/ Thanks for phoning
Saying hello – Hi/ Hello/ Alright?/ Hiya/ Good morning/ Good afternoon/ Good evening
Saying goodbye - Ciao/ Bye/ See you/ Take care/ See you (next week)/ Have a good (weekend/ 
week/ holiday)/ So long/ Good luck/ All the best (in your future…)
Showing people around – After you/ This way please/ Please take a seat/ Help yourself to…/ 
Make yourself at home/ You can leave your… here (if you like)/ Can I take your coat?

Written by Alex Case for UsingEnglish.com © 2011