Business English- Meeting People & Cultural Differences

Level: Intermediate

Topic: Profession, work or study

Grammar Topic: Vocabulary

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Type: Lesson Plans

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Lesson Plan Text

Meeting people in business cultural differences and phrases

Introduce yourself to the other people in the class.

Do the same again, but this time meeting again after some time. 

How similar or different were those conversations to how you usually do so in business in  
your own language?

Here are some descriptions of introducing yourself and meeting people in Japan. Which  
ones are true of your typical business dealings?

“I’d like to introduce myself” is quite often the very start of the conversation

New employees often stand up in front of the whole department and give a “self-intro-
duction” speech

Japanese people often have a ready prepared introductory speech to use whenever 
the meet people

People often mention their company name before their own name

It is more common to mention your company than your job title

“Nice to meet you” often goes before hearing the other person’s name

Bowing is obligatory

Eye contact is brief

The phrases when you meet someone are quite fixed, and the replies are exactly the 
same

If you meet a large group of people you say the same things to each person

There isn’t much difference between formal and informal introductions

Exchanging business cards tends to be early on

Business cards should be handed over with both hands and with the text the right way 
up for the other person to read

Business cards should be examined carefully

Comments on business cards are often just be confirming their name or commenting 
on where their office is

Business cards should be placed on the table during the meeting and then put in a 
dedicated business card holder

Never write anything on another person’s business card

It is fairly easy to signal the end of a conversation

Conversation endings are fairly short

Which nationalities do you do business with? How are those things similar or different in  
their countries, do you think?

Written by Alex Case for UsingEnglish.com © 2011

What phrases are associated with these things from above?

Starting conversations

Introducing new members of staff 

Questions about the other person

Talking about your job and company

Phrases after giving your name

Exchanging business cards\

Commenting on business cards

Ending conversations

Check your answers with the next page.

Written by Alex Case for UsingEnglish.com © 2011

Starting conversations
I don’t think we’ve met./ I don’t think we’ve been introduced. 
Sorry to interrupt, but… suggested I should come over and introduce myself.
Are you new?/ Is this your first day?/ Have you just started (here)?

Introducing new members of staff
I’ll take you round and introduce you to a few people I think you need to know.
This is Steve Smith. He starts tomorrow./ He is the replacement for…/ He’ll be taking…’s 
position.
You two both…
Now I’ll take you over to meet…

Questions about the other person
How about you?/ What about you?
That’s interesting. So, do you…?

Talking about your job and company
We mainly…
I work for…/ I work in the … branch/ office/ department of…
I’m (presently/ currently) working on…

Phrases after giving your name
Nice/ Good/ Pleased/ Delighted to meet you
Hi/ Hello/ How are you?/ How’s it going?

Exchanging business cards
Here’s my business card.
Perhaps we should exchange business cards./ Do you have a business card (on you)?
It’s (all) written on my business card.
I have a business card with me (somewhere).
Let me just get my business cards./ Just a moment while I find my business cards.
My mobile number is written here.

Commenting on business cards
Ah, so your office is in…
… department? Does that mean you work with…?
Sorry, how do you say your family name/ middle name/ company name/ street name?
Do you have an extension number?

Ending conversations
(Well, it was really) nice meeting you.
There are one or two other people who I should introduce myself to, so...
I’d better get to the next workshop before it starts.
I’ll contact you next week.
I hope we have the chance to meet again soon/ at the next meeting.
It’s been really interesting talking to you. I’ll contact you for more details about…/ I’ll 
definitely follow you suggestion on…/ I’ll look into…

Written by Alex Case for UsingEnglish.com © 2011