Business English- Reporting Verbs

Submitted by:

Type: Lesson Plans

      Page: /       Download PDF (79 KB)

Lesson Plan Text

Reporting verbs in business phrases

As well as being used to report what people have said, reporting verbs like “agree to” and  
“guarantee” can be used in business functional phrases, especially formal ones. Fill the 
gaps below with reporting verbs to make typical formal business expressions, using verbs  
from the list at the bottom if you need to.  

1. We regret to __________ you that the item you ordered is no longer available.

2. We _____________ a rise of 50% in the next twelve months. 

3. We would like to _____________ a discount in our next order.

4. Could we _____________ using a different delivery company next time?

5. I am sorry to __________ that negotiations broke down.

6. I _____________ you that the same problem will not occur again. 

7. I am writing to you to ___________ about the late delivery of my parcel. 

8. We would like to _____________ a solution to your time management problems – the 

new Super Scheduler. 

9. Did I ___________ that I visited your hometown while I was in England?

How could you say the things above in different ways not using the reporting verbs?

Can you use any of the other verbs in the same way to make other useful business 
phrases? What situation might each phrase be used in?

acknowledge 

admit 

agree on 

agree to 

ask for

assure 

bring up 

complain

concede 

confirm 

decide

deny 

discuss 

emphasize

explain 

guarantee 

inform 

insist on 

introduce 

mention 

offer 

outline 

point out 

predict 

propose 

raise 

recommend 

refuse 

report 

request 

stress 

suggest 

summarise 

Written by Alex Case for UsingEnglish.com © 2011

Suggested answers

1.

inform/ I’m afraid the item…

2.

predict/ We think that it will rise by 50% in the next 12 months

3.

request/ Could we possibly have a discount on our next order?

4.

suggest/ We think that it might be better to use…

5.

report/ I’m afraid the negotiations broke down.

6.

assure/ You can rest assured that the problem will not occur again. 

7.

complain/ Unfortunately, my parcel did not arrive on time. 

8.

propose/ Problems with time management? How about trying the new Super Sched-
uler?

9.

mention/ By the way, I visited your hometown while I was in England.

acknowledge – We acknowledge that there were problems with the Beta version 
(Responding to complaints)
admit – I must admit to surprised at the demand for the iPad. (Talking about mistakes)
agree on – We all seem to agree on the need for change, it’s just what kind of change that 
there are some different views on (Chairing a difficult meeting)
agree to – We will agree to sale or return if you double your order (Negotiating)
ask for – We would like to ask for a little more time to fulfill the last order (Request)
bring up – Can I bring up the production problems now? (Starting a new topic or going off 
topic in a business meeting)
concede – I concede that it will not help our finances in the short term (Admitting that there 
are weaknesses in your argument when disagreeing with someone)
confirm – Could you please confirm the agreement in writing as soon as possible? (Near 
the end of a negotiation)
decide – We have decided to order 200 to start with, with more orders dependant on how 
well those sell (After a negotiation and reporting back to your company)
deny – We strongly deny any wrongdoing on our part (A very strong reply to a complaint)
discuss – I’ll discuss it with my boss and get back to you in the next couple of days (At the 
end of a negotiation)
emphasize – I really can’t emphasize enough how much of an improvement the new 
version is (Sales talk)
explain – Please let me explain our reasoning (Negotiating)
guarantee – We guarantee that a service engineer will arrive within three hours (Sales 
talk) 
insist on – I’m afraid I must insist on the same terms as last time (Negotiating)
introduce – Please allow me to introduce my colleague…
offer – We would like to offer you a further discount on your next order (Responding to 
complaints)
outline – Let me outline our position (Starting a negotiation)
point out – I should perhaps point out that all voice recorders have the same issues 
(Responding to complaints) 
raise – Can I raise the issue of quality control? (Changing topic in a meeting)
recommend – I would recommend bringing in a consultant (Brainstorming in a meeting)
refuse – I refuse to accept that this is typical (Strong disagreement)
stress – I must stress that none of our other suppliers used that as an excuse (Strong 
complaint)

Written by Alex Case for UsingEnglish.com © 2011

summarise – To summarise,…

Written by Alex Case for UsingEnglish.com © 2011