Business English- Starting and Ending Negotiations

Level: Intermediate

Topic: Profession, work or study

Grammar Topic: Vocabulary

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Type: Lesson Plans

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Lesson Plan Text

Business English- Starting and ending negotiations simplest responses game and 
key words
Without looking below for now, listen to your teacher and raise the “Starting” or “Ending” 
cards depending on when you think that thing is probably said in a negotiation. 

Label the sections below with S for Starting and E for Ending. They are arranged by 
sections, so if you don’t know one phrase just look at the ones next to it. 

According to our previous discussion,…
Can I begin by explaining our position?
I have considered the proposal in your email and…
The reason why we invited you here today is…

Although I’ll have to check with my boss,…
I’ll put that in writing and email you by the middle of next week. 
This is just a formality, but I’ll need to talk to my boss first.

Are we (all) agreed?
Do we have a deal?

Can I just go over what we’ve discussed again?
Can I just summarize what we have talked about so far?
To sum up, what we’ve discussed so far,…

Can we start by hearing your initial offer?
Can you clarify the situation for us?
Can you outline the issues for us?
Can I suggest we start by clarifying the situation?

Did you get up to anything at the weekend?
Did you have a good summer?

Did you have a good journey?
Did you have any problems finding us?
How was your flight?
Is it your first time here in…?

Do we need to discuss anything else?
Do you have anything to add?
Have I missed anything out?
Have we covered everything?
I think we’ve covered everything.
Is there anything we still need to discuss?

Do you think we could have that in writing by the end of the week?
I look forward to doing business with you again soon.
Looking forward to hearing from you soon.

Written by Alex Case for UsingEnglish.com © 2014

We can follow this up by email.
Does everyone have a copy of the agenda?
There are four points on the agenda.
We can hopefully be finished by…

Due to unforeseen circumstances,…
I know this is not ideal, but…
I know this is rather short notice, but…
I know we agreed… but…

Have you been busy?
How have you been?
How long has it been?
How’s business?
Long time no see.

Hopefully our next meeting will be more productive.
I hope we can still do business in the future.
We can continue this conversation when…

I guess it’s time to begin, don’t you think?
It’s about time to discuss the point at hand, if that’s okay.
We’ve got a lot to get through so…

I can shake on that.
I think we have a deal.
It’s a deal.
Where should I sign?
You have a deal. 

I can’t see any way round this.
There doesn’t seem to be much point in discussing this further. 
We seem to have come to some kind of a stalemate.

I feel we are making some progress.
I think we’ve found some common ground.

I hope you can reconsider.
Let me know if you change your mind. 
You have my email if the situation changes. 

I will confirm that later.
I’d need to see all that written down.
Let’s draw up a draft contract with those terms and then…

It was lovely to meet you.
It was really nice to see you again.

Written by Alex Case for UsingEnglish.com © 2014

It’s been great to chat but…
It’s been nice to catch up but…
We must carry on talking after the meeting but…
You must tell me more about that later but…

It’s a pleasure to meet you (name).
Pleased to meet you (name).

It’s a shame we couldn’t…
Sorry that we weren’t able to…

It’s been a pleasure doing business with you.
Thank you for your understanding.
Thanks, that was very productive.
We really appreciate your help with this.

Let’s get down to business shall we?
Perhaps we should get started, if that’s okay with you.
Shall we make a start?

Let’s go over what we agreed.
Shall we go through the agreement one more time?
To recap what we have agreed,…
To summarise our agreement,…

Our goal is…
Our main aim today is...
Our main concern is…
Our main objective is…

Thank you for coming all this way on such a cold morning.
Welcome to...
Would anyone like a drink before we begin?

That brings me onto why we are here today. 
That’s connected to what I wanted to talk about today, which is…

This might be a good time to have a look at the agenda.
To get down to the point at hand,…
We really should make a start if you don’t mind. 

... sends his apologies. 
On our side we have…
… will take minutes.
Check your answers as a class.

Written by Alex Case for UsingEnglish.com © 2014

Test each other in small groups in the same way. 
Without looking above for now, try to think of or remember phrases with these functions. 
Starting
Small talk/ Social language

Getting down to business

The practicalities of the meeting

Setting out the situation/ initial positions

Written by Alex Case for UsingEnglish.com © 2014

Ending
Summarising

Coming to an agreement

Ending with no (clear) agreement

Checking that you’ve finished

Social language at the end

Talking about the next contact

Written by Alex Case for UsingEnglish.com © 2014

Use the key words below to help you with the task above.
Starting
Small talk/ Social language

weekend
summer

journey
finding
 
flight
here

busy
been
long
 
business
no

pleasure 
pleased 

coming 
welcome 
drink 

Getting down to business

time 
point 
through

chat 
catch 
after
later
 

down 
started
start

why 
connected 

agenda
down
 
make 

Written by Alex Case for UsingEnglish.com © 2014

The practicalities of the meeting

copy 
points 
finished 

apologies
side
 
minutes

Setting out the situation/ initial positions

according 
position
considered
reason

initial 
clarify 
outline 
situation

circumstances
ideal
short
 
agreed

goal 
aim 
concern 
objective 

Ending
Summarising

over 
summarize 
sum 

over 
through 
recap 
agreement

Written by Alex Case for UsingEnglish.com © 2014

Coming to an agreement

check 
writing 
boss 

agreed
have
 

shake 
think 
deal
sign
you
 

Ending with no (clear) agreement

can’t 
further 
stalemate

progress
common

confirm 
written
draft
 

Checking that you’ve finished

else
add
missed
 
covered 
everything
still
 

Written by Alex Case for UsingEnglish.com © 2014

Social language at the end

lovely 
nice 

shame 
sorry 

pleasure 
understanding
productive
appreciate
 

Talking about the next contact

writing 
business 
hearing 
follow 

hopefully 
hope 
continue 

reconsider
change
 
changes 

Written by Alex Case for UsingEnglish.com © 2014

Answer key

Small talk/ Social language

Did you get up to anything at the weekend?
Did you have a good summer?

Did you have a good journey?
Did you have any problems finding us?
How was your flight?
Is it your first time here in…?

Have you been busy?
How have you been?
How long has it been?
How’s business?
Long time no see.

It’s a pleasure to meet you (name).
Pleased to meet you (name).

Thank you for coming all this way on such a cold morning.
Welcome to...
Would anyone like a drink before we begin?

Getting down to business

I guess it’s time to begin, don’t you think?
It’s about time to discuss the point at hand, if that’s okay.
We’ve got a lot to get through so…

It’s been great to chat but…
It’s been nice to catch up but…
We must carry on talking after the meeting but…
You must tell me more about that later but…

Let’s get down to business, shall we?
Perhaps we should get started, if that’s okay with you.
Shall we make a start?

That brings me onto why we are here today. 
That’s connected to what I wanted to talk about today, which is…

This might be a good time to have a look at the agenda.
To get down to the point at hand,…
We really should make a start if you don’t mind. 

Written by Alex Case for UsingEnglish.com © 2014

The practicalities of the meeting

Does everyone have a copy of the agenda?
There are four points on the agenda.
We can hopefully be finished by…

... sends his apologies
On our side we have…
… will take minutes.

Setting out the situation/ initial positions

According to our previous discussion,…
Can I begin by explaining our position?
I have considered the proposal in your email and…
The reason why we invited you here today is…

Can we start by hearing your initial offer?
Can you clarify the situation for us?
Can you outline the issues for us?
Can I suggest we start by clarifying the situation?

Due to unforeseen circumstances,…
I know this is not ideal, but…
I know this is rather short notice, but…
I know we agreed… but…

Our goal is…
Our main aim today is...
Our main concern is…
Our main objective is…

Ending
Summarising

Can I just go over what we’ve discussed again?
Can I just summarize what we have talked about so far?
To sum up what we’ve discussed so far,…

Let’s go over what we agreed.
Shall we go through the agreement one more time?
To recap what we have agreed,…
To summarise our agreement,…

Written by Alex Case for UsingEnglish.com © 2014

Coming to an agreement
Although I’ll have to check with my boss,…
I’ll put that in writing and email you by the middle of next week. 
This is just a formality, but I’ll need to talk to my boss first.

Are we (all) agreed?
Do we have a deal?

I can shake on that.
think we have a deal.
It’s a deal.
Where should I sign?
You have a deal. 

Ending with no (clear) agreement
can’t see any way round this.
There doesn’t seem to be much point in discussing this further
We seem to have come to some kind of a stalemate.

I feel we are making some progress.
I think we’ve found some common ground.

I will confirm that later.
I’d need to see all that written down.
Let’s draw up a draft contract with those terms and then…

Checking that you’ve finished
Do we need to discuss anything else?
Do you have anything to add?
Have I missed anything out?
Have we covered everything?
I think we’ve covered everything.
Is there anything we still need to discuss?

Social language at the end
It was lovely to meet you.
It was really nice to see you again.

It’s a shame we couldn’t…
Sorry that we weren’t able to…

It’s been a pleasure doing business with you.
Thank you for your understanding.
Thanks, that was very productive.
We really appreciate your help with this.

Written by Alex Case for UsingEnglish.com © 2014

Talking about the next contact
Do you think we could have that in writing by the end of the week?
I look forward to doing business with you again soon.
Looking forward to hearing from you soon.
We can follow this up by email.

Hopefully our next meeting will be more productive.
hope we can still do business in the future.
We can continue this conversation when…

I hope you can reconsider.
Let me know if you change your mind. 
You have my email if the situation changes

Test each other in pairs:
-

Play the same Starting/ Ending game as before, this time in pairs or groups

-

Test your partner on what category of language the phrases you give are

-

Help your partner come up with as many phrases with one of the categories above as 
possible, giving them hints such as key words if they get stuck

-

Read out sentences with one function with the key words missing and see if your part-
ner can fill the gaps

Use those kinds of phrases in roleplay negotiations. Your teacher will tell you how long 
each negotiation will last and/ or shout out when you should switch between stages of the 
negotiation (e.g. “Come to an agreement!”). The negotiations will get shorter each time 
and have a mix of positive and negative outcomes. 

What language did you use to do these things? What other phrases could you use?

Making proposals/ suggestions

Rejecting proposals

Accepting proposals

Reacting to acceptance

Reacting to rejection

Moving the meeting on/ Not getting stuck on a point

Trading/ linking offers and conditions

Giving reasons

Written by Alex Case for UsingEnglish.com © 2014

Teacher’s instructions
You can photocopy and cut out the cards below for students to raise to indicate which 
meaning they think each sentence above has as you read them out.

Starting

Ending

Starting

Ending

Starting

Ending

Starting

Ending

Starting

Ending

Starting

Ending

Starting

Ending

Written by Alex Case for UsingEnglish.com © 2014