Business English- Starting Conversations

Level: Intermediate

Topic: Profession, work or study

Grammar Topic: Vocabulary

Submitted by:

Type: Lesson Plans

      Page: /       Download PDF (76 KB)

Lesson Plan Text

Starting conversations in business- Roleplays and phrases

Choose one of the situations below. Start a conversation and introduce yourself. Do the 
whole conversation each time, from the natural start to the ending. 

Start a conversation with someone you don’t know who is attending the same conference  
or trade fair

Start a conversation by the water cooler, in the cafeteria or in the lift (= elevator) 

Bump into someone by the water cooler, in the cafeteria, in the street or in the lift

Knock on someone’s office door

Walk into a booth at a trade fair

Meet someone at the airport 

Press the button of an intercom

Walk up to the reception desk

Come out to reception to meet someone who is waiting to see you

Meet someone you’ve had previous contact with but never met

Meet someone from an organisation you know but haven’t dealt with before

Meet someone from an organisation that you’ve never heard of

Meet a person you don’t know from an organisation that you’ve dealt with before

Arrive at a bar or restaurant where you have arranged to meet people

Bump into someone at a bar or restaurant

Arrive at the landmark where you have arranged to meet before you go somewhere to-
gether

Which of the situations above are realistic for you? Which side of the conversation would  
you usually be on? 

What language could you use to do those things?

Compare your ideas with the list on the next page and pick at least one from each section  
that you’d like to use in the future. 

Written by Alex Case for UsingEnglish.com © 2011

Suggested answers 

Start a conversation with someone you don’t know who is attending the same con-
ference or trade fair
Is anyone sitting here? 
I see you went to the session on… 
Is this the right room for…?
What did you think about…?

Start a conversation by the water cooler, in the cafeteria or in the lift (= elevator) 
Which floor?
Up or down? 
Room for a little one? 
Pretty busy, isn’t it?

Bump into someone by the water cooler, in the cafeteria, in the street or in the lift
Have you finished for the day?
Did you see the match on Saturday?

Knock on someone’s office door
Do you have a moment?
Sorry to interrupt, but…
I can see you’re very busy but…

Walk into a booth at a trade fair
Can you tell me some more about…?
Do you have a catalogue of…?
Please let me know if there’s anything you’d like me to explain.
Is your work connected to…
Is there anything you are particularly interested in?
What you are looking at now is particularly interesting because…

Meet someone at the airport
You must be John Smith.
How was your flight?
Can I help you with your bags?
Shall we catch a taxi, or would you like to freshen up first?

Press the button of an intercom
Hello. I’m here to see…
Is that… Ltd/ PLC/ Corp?

Walk up to the reception desk
I have an appointment with…
I was hoping to speak to…
I’m Alex Case from British Council. I believe… is expecting me. 

Written by Alex Case for UsingEnglish.com © 2011

Come out to reception to meet someone
Sorry to keep you waiting.
Welcome to…
Thanks for coming here/ all this way.
Did you have any trouble finding us?/ Was the map okay?
This way, please.
Thanks for inviting me.
This is a nice office/ building/ area. (How long have you been here?)

Meet someone you’ve had previous contact with but never met
We’ve emailed a few times, but... / It’s so nice to finally meet face to face.

Meet someone from an organisation you know but haven’t dealt with before
Your company’s (really/ quite) famous.

Meet someone from an organisation that you’ve never heard of
I might have heard the name, but…
I’m afraid I don’t know much about your/ that industry. 
I’m not sure I’ve heard of it. How do you spell it?/ Does it do much business in…?

Meet a person you don’t know from an organisation that you’ve dealt with before
I’ve met your colleague Walter Mitty a few times.
We’ve been doing business with you for a few years.

Arrive at a bar or restaurant where you have arranged to meet people
What do you think of the place?
Sorry I’m late. Have you already ordered?
You didn’t need to wait for me before you ordered.
You got the best table.

Bump into someone at a bar or restaurant
Would you like to join us?
Do you come here often?
I haven’t seen you in here before.

Arrive at the landmark where you have arranged to meet before you go somewhere 
together
Have you been waiting long?

How could you introduce by phone or email? How similar or different are they, to each  
other and to introducing yourself face to face?

How can you start and end an email more generally? Is there any way of making  
those phrases friendlier (without necessarily making them more informal)?

Do the same for phrases to start and end phone calls. What are the similarities and  
differences with emailing?

What other social language can you use in telephoning and emailing?

Written by Alex Case for UsingEnglish.com © 2011

Suggested answers

Starting emails
My name is… and I…
I’m writing to you about/ concerning…
With reference to your email/ your phone call/ our conversation…/ Re:…
Thank you for your letter dated 17 June 2011.
Thank you for your email yesterday.
How are you?/ How’s it going?/ How are things?
I hope you had a good weekend/ break.
Sorry to write again so soon, but…
I heard on the news that… over there. How are things now?/ I hope you are all okay. 
This is just a quick note to say…
I have to leave in two minutes, but I just wanted to let you know that…
It was nice to speak to you/ meet you (yesterday/ at the conference).

Ending emails
I look forward to hearing from you soon/ meeting you soon.
See you./ CU.
See you then/ on Monday/ tomorrow/ this evening.
Cheers/ Thanks/ Thank you in advance.
Thanks again.
Once again,…
Have a good weekend/ evening/ holiday.

Starting phone calls
This is… from… 
I’m calling/ phoning from…
Thanks for calling (me back).
You asked me to phone…
I don’t know if you remember me but we met at… 
I promised to call you…

Ending phone calls
Thanks (again) for calling.
I’ve got someone on another line.
I have a meeting in a couple of minutes.
Someone’s just come over to my desk and it looks like they need to ask me something.
I’ll phone again this afternoon.

Written by Alex Case for UsingEnglish.com © 2011