Business English- Step by Step Telephoning

Level: Intermediate

Topic: Profession, work or study

Grammar Topic: Vocabulary

Submitted by:

Type: Lesson Plans

      Page: /       Download PDF (102 KB)

Lesson Plan Text

Business English- Telephoning step by step practice
Student A

Work your way through the stages below with same roles each time, then switch when 
they are all finished and do the same with the list of tasks on the next page. NB. You can 
use the same topic for each phone call or change topics, whichever you prefer. 

1. Phone someone about one of the topics below. They answer the phone.

2.

Phone someone about one of the topics below. Someone else answers the phone and 
transfers your call.

3. Phone someone about one of the topics below. Someone else answers the phone and 

the person you want to speak to isn’t there. Say you’ll phone again later.

4.

Phone someone about one of the topics below. Someone else answers the phone and 
the person you want to speak to isn’t there. Say you’ll phone again later and find out 
when they are available.

5.

Phone someone about one of the topics below. Someone else answers the phone and 
the person you want to speak to isn’t there. You want the person to phone you back 
when they get back to the office.

6.

Phone someone about one of the topics below. Someone else answers the phone and 
the person you want to speak to isn’t there. Leave a message saying why you are 
phoning and telling them when they can phone you back.

7.

Phone someone about one of the topics below. Someone else answers the phone and 
the person you want to speak to isn’t there. Leave a message saying why you are 
phoning and giving several ways they can contact you (e.g. email address and mobile 
number).

8. Phone someone about one of the topics below. Someone else answers the phone and 

the person you want to speak to isn’t there. It is urgent, so ask how you can contact 
them while they are out of the office. 

9. Phone someone about one of the topics below. Someone else answers the phone and 

the person you want to speak to isn’t there. It is urgent, so explain the problem and ask 
if someone else in the office can deal with it. 

Typical topics of business phone calls
-

Asking for information

-

Making and changing arrangements

-

Requests and offers

-

Complaints and apologies

-

Giving bad news

-

Confirming

-

Invitations and socialising

Written by Alex Case for UsingEnglish.com © 2012

Business English- Telephoning step by step practice
Student B

Work your way through the stages below with same roles each time after you have 
finished all the ones of the Student A sheet. NB. You can use the same topic for each 
phone call or change topics, whichever you prefer. 

1. Phone someone about one of the topics below. They answer the phone.

2.

Phone someone about one of the topics below. Someone else answers the phone and 
transfers your call. 

3. Phone someone about one of the topics below. Someone else answers the phone and 

the person you want to speak to isn’t there. Say you’ll phone again later and find out 
when they are available. When you phone later the right person answers the phone. 

4.

Phone someone about one of the topics below. Someone else answers the phone and 
the person you want to speak to isn’t there. Say you’ll phone again later and find out 
when they are available. When you phone later someone else answers the phone and 
puts you through.

5.

Phone someone about one of the topics below. Leave a message on their answer 
machine asking them to phone you back when they arrive at the office. They do so 
later and you answer the phone.

6.

Phone someone about one of the topics below. Leave a message on their answer 
machine telling them why you are phoning and asking them to phone you back when 
they arrive at the office. They do so later and you answer the phone.

7. Phone someone about one of the topics below. Leave a message on their answer 

machine telling them why you are phoning and asking them to phone you back when 
they arrive at the office, giving them several ways they can contact you. They do so 
later and you answer the phone. 

8. Phone someone about one of the topics below. Leave a message on their answer 

machine saying why you are phoning and giving several ways how they can contact 
you, leaving your name, phone number and email address. They do so later and 
someone else in your office answers the phone. 

Typical topics of business phone calls
-

Asking for information

-

Making and changing arrangements

-

Requests and offers

-

Complaints and apologies

-

Giving bad news

-

Confirming

-

Invitations and socialising

Written by Alex Case for UsingEnglish.com © 2012