Business English- Taking Minutes

Submitted by:

Type: Lesson Plans

      Page: /       Download PDF (83 KB)

Lesson Plan Text

Writing minutes in English

How could you explain what each line in the following minutes of a meeting mean in full  
sentences? (Try to change the wording as much as possible)

Minutes of Sales Managers Meeting, Thursday 3 March 2011, Board Room

Participants: 
Don Jolly (Chair), Terry Pratchett, Jane Trampson

Apologies: 
Alex Case
                                                  Action     By

1.

Minutes of the last meeting

Approved and signed

2. Review of last quarter’s performance

JT reported sales up 32% 

All teams to provide reports to Chair.                  TP, JT, AC  31 Mar

3. Marketing activity

New pamphlets ready to send 8

th

 April

New ad being broadcast

4. AOB

DJ requested a different venue for the following meeting 

Next meeting: 

15 April 7 a.m. Venue TBC

Compare your answers with the version on the next page. It could be written many other  
ways, so please check with your teacher if you think your version is different but also  
correct. 

Written by Alex Case for UsingEnglish.com © 2011

Suggested answers

This is a record of what was talked about at the Sales Managers’ meeting on Thursday the 
third of March 2011. The meeting took place in the board room. 

Don Jolly, Terry Pratchett and Jane Trampson attended the meeting, but Alex Case was 
absent. Don Jolly acted as chair. 

First of all, the minutes of the last meeting were approved and signed. 

The second point on the agenda was a review of the figures from January to March. JT 
reported that sales had risen by nearly a third. The chair asked all teams to give him a 
report by the end of March. 

The next item on the agenda was marketing efforts. It was reported that the new 
pamphlets would be ready to send on the eighth of April and that a new commercial was 
being broadcast. 

In Any Other Business, the chair asked whether it would be possible to hold the next 
meeting elsewhere. The next meeting will be held at seven o’clock in the morning on the 
seventh of April, but where has not yet been decided. 

Without looking at the previous page, try to change the account of the meeting above back  
into note form that is suitable for the minutes of a meeting. 

How can you use these useful phrases for minutes to talk about the information above?

present

held

were received from

deadline

previous

What other useful words and phrases for writing minutes can you find above?

What do you think of the format of the minutes above?

What other formats are possible?

Look at the two options on the next page. Which do you prefer and why?

Written by Alex Case for UsingEnglish.com © 2011

Decision

Action

Who by?

When by?

 

Point

Discussion

Action

Answer key

Don Jolly, Terry Pratchett and Jane Trampson were present (at the meeting). 
Apologies were received from Alex Case.
The deadline for the reports is the end of March.
Everyone signed the minutes of the previous meeting.

Useful phrases
Board room
Chair (= Chairman or Chairperson)
Participants
Apologies
Approved
Review of…
Action/ By
AOB (= any other business)
venue
the following
T.B.C (= to be confirmed)

Written by Alex Case for UsingEnglish.com © 2011