Business English- Teleconference Responses

Level: Intermediate

Topic: Profession, work or study

Grammar Topic: Vocabulary

Submitted by:

Type: Lesson Plans

      Page: /       Download PDF (107 KB)

Lesson Plan Text

Teleconferences and videoconferences response matching
Teacher’s instructions:
 Make one copy per group of two to four students and cut up so 
that left hand column is together as one strip but the other columns become individual 
cards. Students discuss possible replies to the things on the left, then match them up. 

“Please have a look 

at the one with the 

heading in bold.”

“Okay, got it.”

“There seem to be 

two in bold. Do you 

mean the top one?”

“I can’t find that 

anywhere. Maybe 

I’m on the wrong 

page.”

“Do you all have it in 

front of you now?”

“Yes, got it. Please 

go ahead.”

“Just a moment, I’m 

still opening the 

attachment.”

“Not yet. Just give 

me a moment.”

“Who was it who 

said…?”

“That was me - 

Alex.”

“I think that was you, 

wasn’t it John?”

“It was me, but what 

I actually said 

was…”

“Was that John 

speaking?”

“Yes, that’s right.”

“Actually it’s Paul. 

Sorry, I should have 

said.”

“No, it wasn’t me. It 

was Steven. Our 

voices are quite 

similar, though.”

“There’s a bit of a 

delay”

“Can you still 

understand us, or 

should we hang up 

and try again?”

“It’s often like this, 

but it might sort itself 

out later.”

“I know. Just wait 

before replying so 

that we don’t talk 
over each other.”

“Can you move the 

microphone?”

“Sure. Is that 

better?”

“I’m not sure that’s 

the problem. Can 

you try turning up 

the volume?”

“It’s fixed to the 

camera. Perhaps we 

can all change our 

positions instead.”

“You’re out of focus”

“Sorry about that, I’ll 

adjust the camera 

now.”

“That’s strange. The 

image looks fine on 

our screen.”

“I know. We tried to 

adjust it but couldn’t 

work out how to do 

it.”

Written by Alex Case for UsingEnglish.com © 2011

“Let’s take five, shall 

we?”

“Great idea. Should 

we hang up or leave 

the system running?”

“That’s a good idea, 

but could we finish 

this point on the

agenda first?”

“I’d prefer to finish as 

quickly as possible 

instead, if you don’t 

mind.”

“First, let’s check 

who’s with us.”

“Good idea. I’m Alex 

and my colleagues 

Steve and Geoff are 

here too.”

“Okay. At this end 

we have Henry, 

Harry and Harriet.”

“Sure. There are five 

people here. I’ll ask 

them to all introduce 

themselves.”

“Don’t hang up, I’ll 

be just a second.”

“No problem. Take 

your time.”

“I’d like to grab a 

coffee actually, so 

shall we make it a 

five minute break?”

“Go ahead. We’ll 

wait here for you to 

get back.”

“Can you hear me?”

“Yes, the sound is 

fine but the screen is 

still blank.”

”Not very well. Can 

you move the 

microphone and 

check the settings?”

“Yes, you’re coming 

through loud and 

clear. Can you hear 

us okay?”

“Is the picture okay?”

“Yes, it’s fine thanks. 

There’s a bit of an 

echo though.”

“It’s a bit out of 

focus.”

“It’s okay, but I can’t 

see the people at the 

sides of the table.”

“I can’t hear you very 

well”

“Really? I can hear 

you fine”

“I’ll check the 

microphone”

“Sorry about that. I’ll 

speak a little louder.”

“Your image has 

disappeared”

“I saw that. I’ll try 

unplugging the 

camera and then 

plugging it back in.”

“Sorry about that. I’ll 

continue without the 

video while my 

colleague fixes it”

“Yours too. Any idea 

what the solution is?”

Continue conversations that start with two cards from above, then continue conversations 
that start with one of the cards in the first column, not looking at the other columns.

Written by Alex Case for UsingEnglish.com © 2011