Business English- Video & Teleconference Roleplay Phrases

Level: Intermediate

Topic: Profession, work or study

Grammar Topic: Vocabulary

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Type: Lesson Plans

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Lesson Plan Text

Teleconference/ Video conference roleplay and useful phrases
The teacher will divide you into pairs of teams. One team produce a product in the UK. 
The other side have an exclusive agreement to sell that product to retailers in Japan. 
(Decide what kind of product it is before you start). The UK side are not very happy with 
the present arrangement, even though the contract they have signed runs until the end of 
next year. Hold a teleconference to discuss what to do. 

You will be given some problem roleplay cards. The person or team with the fewest cards 
left at the end of the teleconference will win the game, so if you manage to use all your 
cards you should try to bring the meeting to a successful close as quickly as possible. You 
cannot discard the card if you don’t do the thing written on it successfully, e.g. if you wait 
till someone stops speaking when you should be interrupting them. 

After the video conference look at all the cards below and brainstorm suitable phrases to 
do those things. 

The video has some 

problems

You have problems 

hearing

You can’t identify 

who is speaking

You don’t 

understand 

something

You need something 

repeated three times 

before you 

understand it

You need to 

temporarily hang up

Someone needs to 

step outside

You want to talk 

about something 

among just your side

There is an 

interruption your side

Use a word that you 

are sure the other 

side won’t 

understand

Get a contribution 

from someone who 

hasn’t spoken (for a 

while or at all)

You need to adjust 

your equipment

Someone takes a 

long time coming 

back from their 

break

Tell the other side 

they need to adjust 

their equipment

You need to email a 

document 

Talk about a 

particular part of a 

document you all 

have copies of

You have a technical 

problem that takes 

you three attempts 

to solve

Someone leaves 

from your side and 

someone new 

comes in to take 

their place

Insist that people 

use their own names 

every time they 

speak

Interrupt someone

Go off topic

Take the 

conversation back to 

a previous topic

Suggest a break

Strongly but politely 

disagree

Written by Alex Case for UsingEnglish.com © 2011

Suggested answers

The video has some problems
“You’re (very/ rather) jerky.” “I can’t see people at the edge of the room.” “Your image has 
frozen.” “The image has disappeared.” “The image and sound are out of synch.”

You have problems hearing
“You’re quite quiet.” “Just a second, I’m going to turn the volume up.” “Can you try moving 
the microphone?”

You can’t identify who is speaking
“Was that John?” “Sorry. Who was that just now?”

You don’t understand something
“I didn’t catch…” “

You need something repeated three times before you understand it
“Sorry, I still don’t get it.” “Could you just say that one last time?”

You need to temporarily hang up
“Maybe if we hang up and try again it will sort out the problem.” “Sorry, I need to speak to 
this person for just two minutes. I’ll connect you again when I finish.”

Someone needs to step outside
“I have to take this, if you don’t mind.” “I’ll just go and get the documents. I’ll be back in a 
second.”

You want to talk about something among just your side
“Can you give us a moment?” “We need to discuss this, if you don’t mind. I’ll just turn off 
our mic for a second.”

There is an interruption your side
“Sorry, someone has just come in.” “Sorry, there’s a lot of noise outside. Someone will go 
out and see what it is.” 

Use a word that you are sure the other side won’t understand
“Can you explain what… means?” “I haven’t come across the term… before.” (for the 
response)

Get a contribution from someone who hasn’t spoken (for a while or at all)
“John, did you want to comment on this?” “We haven’t heard what Jill has to say yet.”

You need to adjust your equipment
“Just a second, I’ll move it.” “If I just change this, hopefully…”

Someone takes a long time coming back from their break
“I’m afraid John hasn’t come back yet. I’m sure he’ll be back soon, but shall we start 

Written by Alex Case for UsingEnglish.com © 2011

without him?”

Tell the other side they need to adjust their equipment
“The camera seems to be pointing in the wrong direction.” “Can you try moving/ 
adjusting…?

You need to email a document 
“I’ll send it to you now.” “Just a second, I’ll find the document on my laptop and email it to 
you now.”

Talk about a particular part of a document you all have copies of
“In the first section/ paragraph/ sentence/ bullet point…”

You have a technical problem that takes you three attempts to solve
“Let me try one last time.” “There is one more thing we could try.” “Third time lucky, I 
hope.”

Someone leaves from your side and someone new comes in to take their place
“John has to go to another meaning, so Jill will take his place.” “John had to rush off, but 
Jill has come in instead.”

Insist that people use their own names every time they speak
“Sorry. Can people identify themselves before they speak?” “It might be easier if people 
said their names each time they speak.”

Interrupt someone
“Can I come in here?” “Sorry to butt in, but…”

Go off topic
“By the way,…” “That reminds me,…”

Take the conversation back to a previous topic
“Can we speak a little bit more about…?” “This brings us back to…”

Suggest a break
“Shall we take a breather?” “Does anyone else need a fag break?”

Strongly but politely disagree
“I’m afraid I can’t agree with you there.”

Written by Alex Case for UsingEnglish.com © 2011