Dealing with Enquiries

Level: Intermediate

Topic: Profession, work or study

Grammar Topic: Questions

Submitted by:

Type: Lesson Plans

      Page: /       Download PDF (130 KB)

Lesson Plan Text

Dealing with enquiries review
Needs Analysis and questions review – Student A
Why are you studying English? Ask your partner the questions below on the same topic 
and write their answers in the gaps. If you or your partner doesn’t understand the 
questions, use the easier versions under the fold below. 
1. Could I ask your name?

2. Could you tell me your job title?

3. Can you give me some information about 

what you do every day?

4. Can you possibly tell me where you work?

5. I was wondering why you are studying Eng-

lish.

6. I also wanted to find out about your past 

English studies

7. Do you mind if I ask about your strengths 

and weaknesses in English?

8. I’d like to ask about how often you use Eng-

lish

What questions from your lists mean the same things? Work together to match them up.

What would the simpler question be in each case? (Match them to the questions under the 
fold if you need some help.)

Underline the general phrases above for making questions indirect, then compare with the 
next page.  

---------------------------------------------------------------------

How often do you use English?
What is your job (title)?
Where do you work?
What is your name?
Have you studied English before?
What are your strong points and weak points in English?/ What is most difficult and easiest 
about English for you?
What do you do exactly?/ What do you do in your job?
Why are you studying English?

Written by Alex Case for UsingEnglish.com © 2011

Dealing with enquiries review
Needs Analysis and questions review – Student B
Why are you studying English? Ask your partner the questions below on the same topic 
and write their answers in the gaps. If you or your partner doesn’t understand the 
questions, use the easier versions under the fold below. 
A: I’d like to ask why you are studying English.

B: I need to know your name, if you don’t mind.

C: Could you let me know your job title?

D: Could you explain what you usually do at 
work?

E: Please tell me your strengths and 
weaknesses in English

F: Please give me some information about how 
often you use English

G: Would you mind telling me where you work?

H: Could I ask about your past English 
studies?

What questions from your lists mean the same things? Work together to match them up.

What would the simpler question be in each case? (Match them to the questions under the 
fold if you need some help.)

Underline the general phrases above for making questions indirect, then compare with the 
next page.  

---------------------------------------------------------------------

How often do you use English?
What is your job (title)?
Where do you work?
What is your name?
Have you studied English before?
What are your strong points and weak points in English?/ What is most difficult and easiest 
about English for you?
What do you do exactly?/ What do you do in your job?
Why are you studying English?

Written by Alex Case for UsingEnglish.com © 2011

Needs Analysis and questions review – Student C
Why are you studying English? Ask your partner the questions below on the same topic 
and write their answers in the gaps. If you or your partner doesn’t understand the 
questions, use the easier versions under the fold below. 
i: I’d like to know about your past English 
studies.

ii: I’d like some information about why you are 
studying English.

iii: Could you please let me know your 
strengths and weaknesses in English

iv: Would you mind telling me your job title?

v: Could I ask what you usually do at work?

vi: Do you mind if I ask your name?.

vii: I want to find out how often you use English 

viii: Could you inform me where you work?

What questions from your lists mean the same things? Work together to match them up.

What would the simpler question be in each case? (Match them to the questions under the 
fold if you need some help.)

Underline the general phrases above for making questions indirect, then compare with the 
next page.  

---------------------------------------------------------------------

How often do you use English?
What is your job (title)?
Where do you work?
What is your name?
Have you studied English before?
What are your strong points and weak points in English?/ What is most difficult and easiest 
about English for you?
What do you do exactly?/ What do you do in your job?
Why are you studying English?

Written by Alex Case for UsingEnglish.com © 2011

Indirect question forms
Can you (possibly) tell me/ give me some information about…?
Could I ask (about)…?
Could you (please) let me know/ explain/ inform me/ tell me…?
Do you mind if I ask (about)…?
I (also) wanted to find out/ ask… 
I need to know…if you don’t mind.
I was wondering… 
I’d like some information about…
I’d like to ask (about)/ know (about)…
Please give me some information about/ tell me… 
Would you mind telling me…?

Choose one of the situations on the left and ask them typical questions, for examples 
about the topics on the right.

Suggested situations

Suggested topics

Post office/ Parcel delivery service
Restaurant/ Café
Travel agent
Tourist information office
Estate agent (= Real estate agent)
Bus station/ Train station
Museum/ Art gallery
Book shop
Clothes shop
Car rental
Removals company 
University/ College/ Night school

Cost and payment
Times/ Dates/ How long
Refund (= Getting your money back)
Paperwork/ Documents
Address/ Telephone number/ Email address
Where
How often
Rules
Limits
Weight/ Size
Delivery

What questions would you expect for the last one?

Roleplay a face to face conversation with the enquirer asking four questions.

Your teacher will give you a similar conversation mixed up. Put it into order.

Use the dealing with enquiries format your teacher gives you to help.  

Check your answers on the next page. 

Written by Alex Case for UsingEnglish.com © 2011

Dealing with enquiries Jigsaw text
After putting the cut-up text into order, check your answers below. 

Good morning. How can I help you?

Hello. I’d like to ask some questions about your courses, if that’s okay.

Of course. What exactly would you like to know?

First of all, I wanted to ask about the number of foreign students.

We have approximately 1000 students from overseas at the moment.

Okay, thanks. I also had a question about where students come from.

The largest group are students from other East Asian countries. 

So you mean China?

Yes, but also Taiwan and South Korea. 

I see. My last question is visa regulations. Could you tell me whether I can work in Tokyo 

while I am studying here? 

Can I just check what your question is? If I understand you correctly, you’d like if it is legal 

for you to have a part-time job during your course.

Written by Alex Case for UsingEnglish.com © 2011

That’s right.

Yes, that’s fine. I’m afraid I can’t remember the exact definition of a part-time job at the 

moment, but I’ll have a look at the immigration website and send you the information.

Thanks, that would be very helpful. Here’s my email address.

Thank you. Is there anything else I can help you with today?

Actually, there is just one last thing. Could you give me a list of courses that are taught in 

English?

Of course. It’s on the back page of our brochure here. There’s also an updated list on our 

website. Was there anything else you’d like to know?

No, that’s all for now, thanks.

You’re very welcome. Thank you for your interest in our university. I’ll email you the 

information about part-time jobs this afternoon and I hope to hear from you again soon. 

Goodbye.

Thanks. Bye.

Speaking

How similar is that exchange to your own conversations at work in English?

Which parts would you need to add, change or delete to make it more like your work?

What would your real answers be to the questions above?

Is the level of formality okay for your business life?

What other ways could you say the things in italics above?

Roleplay similar conversations, first just with the real answers, then with different lan-
guage, and next with different questions. Then do the same with just the format below 
to help you and finally with no help. 

Do the same for asking for information by telephone and email

Written by Alex Case for UsingEnglish.com © 2011

Use this suggested format to help you put the text in order.
 
Staff: Say hello and offer help
Enquirer: Mention the general topic of all the questions
Staff: Ask them to start asking the questions

Enquirer: Ask the first question
Staff: Answer the first question

Enquirer: Respond and ask the second question
Staff: Answer the question
Enquirer: Check the information
Staff: Confirm the information

Enquirer: Respond and ask the last question you have planned
Staff: Check the meaning of the question
Enquirer: Respond
Staff: Tell them that can’t fully answer question and make suggestions for a solution
Enquirer: Respond

Staff: Ask if there are more questions
Enquirer: Answer yes and ask the extra question
Staff: Answer the extra questions and check if they have finished
Enquirer: Respond and thank the member of staff
Staff: Respond and talk about future action

After some practice with the script, practice conversations using this format to help you. 

Brainstorm phrases for each of the lines above. 

Written by Alex Case for UsingEnglish.com © 2011