Email Paragraphing

Level: Intermediate

Topic: Technology & science

Grammar Topic: Functions & Text

Submitted by:

Type: Lesson Plans

      Page: /       Download PDF (72 KB)

Lesson Plan Text

Paragraphing in emails

Paragraphing discussion questions
1. How many paragraphs should a twenty-line email have?
2. How can you show that you are starting a new paragraph?
3. What is a paragraph in English? What does changing to a new paragraph mean?
4. Why is it important to make it clear that a new paragraph is starting?
5. How many sentences should a paragraph have?
6. What are the exceptions to the rules above, e.g. things which are not really 

paragraphs but are often in emails?

Generally good, bad or okay?

One sentence paragraphs

A sentence explaining the paragraph structure, e.g. “I’ve… and … below”

A phrase or sentence introducing each paragraph

Just one main paragraph

One sentence closing line

One sentence opening line

Linking expressions to show the connection between ideas, especially ones which 
aren’t obviously linked

Plan paragraphs before you start writing

Planning paragraphing
Plan one typical paragraph structure for each of the situations before, with at least two 
main paragraphs

A complaint

A reply to complaint

Suggesting a meeting time and place

Saying that time and place is impossible

Asking for information

Giving information

Phrases for paragraphing
What phrases can you use to introduce paragraphs and link them together?

Written by Alex Case for UsingEnglish.com © 2011

 Suggested answers
1. Probably two to four main paragraphs plus opening and closing
2. Usually leave a blank line, but an indent (with no blank line) is traditional in letters and 

possible in emails

3. One paragraph is one topic, so changing paragraph means changing topic (in some 

way)

4. Otherwise you don’t know whether you are talking about the same topic or a new one
5. Two to five is usually about right
6. Opening and closing lines, e.g. “Thank you for your letter yesterday” and “I look 

forward to hearing from you soon.”

Generally good, bad or okay?

One sentence paragraphs – Generally bad

A sentence explaining the paragraph structure – Generally good

A phrase or sentence introducing each paragraph – Generally good

Just one main paragraph – Generally bad

One sentence closing line – Generally okay

One sentence opening line – Generally okay

Linking expressions to show the connection between ideas, especially ones which 
aren’t obviously linked – Generally good

Plan paragraphs before you start writing – Generally good

Planning paragraphing

A complaint – Background information/ Problem/ Expected action

A reply to complaint – Thanks for email (or other contact)/ Apology/ Reason/ Future 
action

Suggesting a meeting time and place – Social language/ Reason for meeting/ 
Suggested time and place (and maybe other possibilities)/ Deadline to decide and 
future contact

Saying that time and place is impossible – Thanks for invitation/ Apology and reason/ 
Other possible times and places

Asking for information – Reason for writing/ Questions about first topic/ Questions 
about second topic/ Deadline for answers

Giving information – Thanks for contact/ Answers about first topic/ Answers about 
second topic/ What to do if need more info

Phrases for paragraphing
I’ve/ I’ll … and then…. below.
I’ll… first and then…
The first thing I want/ would like/ wanted to... is/ was...
The next...
Another…
I also…
Moving on to…
Finally...

Written by Alex Case for UsingEnglish.com © 2011