Email Phone Collocations

Level: Intermediate

Topic: Transport & Travel

Grammar Topic: General

Submitted by:

Type: Lesson Plans

      Page: /       Download PDF (160 KB)

Lesson Plan Text

 

Written by Alex Case for UsingEnglish.com © 2011 

Email and telephoning vocabulary and collocations 
 

Choose one of the cards below and explain what it means and how it is used without 
saying the words on the card
 until your partner guesses what it says.   

Things you could talk about: 

-  Email and/ or telephone 
-  Formality 
-  Collocations 
-  Meaning 
-  Example sentences (with gaps) 
 
 

 

Attach 

 

 

Love 

 

From 

 

Mr 

 

Mrs 

 

Miss 

 

 

Ms 

 

Sir 

 

Sirs 

 

Madam 

 

CC 

 

 

BCC 

 

Best 

 

Unfortunately, 

 

XXX 

 

XOXO 

 

Hugs 

… 

 

Kisses 

 

Hi 

 

Forward 

 

Bye 

 

 

Regards 

 

Re: 

 

Ref./ 

Reference 

 

This 

 

To: 

 

 

Btw 

 

Tel. 

 

Yours 

 

 

Sincerely 

 

Faithfully 

 

 

Cheers 

 

Advance 

 

Soon 

 

Hesitate 

Thanks/ 

Thank you 

 

Cooperation 

 

Afraid 

 

Touch 

 

 

See 

 

 

Hold 

 

 

Extension 

 

Dial 

 

Speak 

 

 

Number 

 

Hand 

 

Code 

 

Through 

 

 

Skype 

 

Conference 

 

Message 

 

Note 

 

Mail 

 

Message 

 

 

Directory 

 

Written by Alex Case for UsingEnglish.com © 2011 

 

Moment 

 

 

Tone 

 

 

Battery 

 

Low 

 

Put 

 

(forward) 

slash 

Underline/ 

underscore 

 

Double 

 

Treble 

 

Oh 

 

 

Dash/ hyphen 

 

Unattainable 

 

 

Battery 

 

 

Back 

 

 

Again 

 

In 

 

Desk 

 

Out 

 

 

Check 

 

Operator 

 

Switchboard 

 

Text/ SMS 

 

Line 

 

 

Answer 

 

Dear 

 

Answer 

 

Bad 

 

 

Up 

 

 

Get 

 

Call 

 

Take 

 

Ring 

 

Hash/ pound 

 

Star/ asterisk 

 

 

Dictate 

 

Talk 

 

 

Please 

 

 

Signal 

 

Sorry 

 

Leave 

 

Emoticon 

 

 

Abbreviation 

 

Acronym 

 

Spell 

 

Catch 

 
Listen to your teacher read out some words and phrases which are related to one of the 
words above. Try to guess which word it is, then do the same in pairs with the Student A 
and Student B worksheets that your teacher gives you.     

 

Written by Alex Case for UsingEnglish.com © 2011 

Suggested phrases for teacher-led guessing game 
 
Answer- 
Answering machineAnswer phoneThere is was no answerWe aim to answer 
all calls within three rings/ I

’m afraid I can’t answer the phone at the moment/ You’re 

through to the answering machine of Alex Case/ She isn

’t answering her phone 

 
Attach 

– Please find the document attached/ As you can see from the attachment… 

 
Back 

 Call someone back/ Check something back/ Get back to someone/ When she gets 

back 
 
Battery - 
Low battery/ Flat battery 
 
Best 

– All the best/ Best wishes/ Pass my best wishes on to your boss/ Best regards 

 
Busy 

 Busy signal/ I know you’re very busy, but I just needed to… 

 
Bye 

 Bye for now/ Okay. Thanks. Bye/ Goodbye 

 
Call - 
Call waiting/ Call centre/ Cold calling/ Collect call/ I

’m returning your call/ I’ll tell him 

you called/ Call someone back/ Could you tell him I called?/ I

’m afraid I’m not available to 

take your call at the moment/ There is no one available to take your call/ Who shall I say is 
calling?

/ Can I ask who is calling?/ Missed call/ International calling card/ I’m returning 

your call/ Accept a call/ I have a call on another line 
 
Check 

 Can I check that back/ I’ll check if he’s available. Please hold the line/ Just a 

moment, I

’ll check on my computer 

 
Code 

 Postcode/ Area code/ International dialling code 

 
Conference - 
I

’m afraid he’s at a conference all day/ We met at a conference last week/ 

Video conference/ Conference call 
 
Dear 

 Dear Sir or Madam/ Dear Ms Case/ Dear Alex 

 
Desk - 
Away from his desk/ Not at his desk/ I

’ll leave a message on his desk 

Simon Pitman

’s desk. Alex speaking. How can I help you?/ Not at his desk. 

 
Dial 

 Redial/ Misdial/ Automatic redial/ Dialling tone/ Dial a number 

 
Directory - 
Directory enquiries/ Telephone directory 
 
Get - 
Get through/ Get back to you 
 

 

Written by Alex Case for UsingEnglish.com © 2011 

Student A 
Choose one of the lists below and read out one example with the key word missing. Your 
partner can guess just once what the missing word. Continue giving them other examples 
from the same list until they get it right or you run out of examples. 
Hand - I don

’t have it to hand/ Hands-free/ Please replace the handset and try again 

 
Head 

– Headset/ Off the top of my head… 

 
Hi 

 Hi!/ Hi John/ Say “Hi” to Steve from me/ Julie says “Hi” 

 
Hold - 
Hold on/ Please hold (the line)/ Can you hold?/ I

’m putting you on hold 

 
Home - 
Home number/ Home address/ Home phone/ We

’re not home at the moment, so 

please leave a message after the beep 
 
In
 

– In a meeting/ Can I speak to someone in the marketing department?/ I’m afraid he’s 

not in today/ in connection with/ In advance 
 
Key - 
Hash key/ Pound key/ Star key/ Keypad 
 
Leave 

– Please leave your name and number/ Leave a message 

 
Line - 
The line was cut/ A bad line/ Helpline/ Landline/ Hold the line/ The line went dead/ 
Someone’s trying to get through on another line/ I have someone on another line 
 
Love
 

– Love from/ Lots of love/ Send my love to John 

 
Low - 
Low signal/ Low battery 
 
Mail 

 Voicemail/ Email/ To email someone/ Compose an email 

 
Message - 
Recorded message/ Leave a message/ Take a message/ Pass your message 
onto him/ Take a message/ Leave a message/ Please leave a message after the beep/ I 
got a message that I should call you/ Instant messaging 
 
Moment 

 There’s no one here at the moment/ Just a moment (I’ll get a pen and paper/ I’ll 

get it up on the screen) 
 
Note
 

– This is just a quick note to…/ Post-it note/ Make a note of/ Leave a note 

 
Number 

 Extension/ Home/ Mobile/ Office/ Wrong number 

 
Off - 
Off the hook/ Off work/ Cut off 
 
Office - 
Out of the office/ Office phone/ Office number. 
 
On - 
On another line/ Pass that message on to him/ Get it up on the screen/ On the phone 

 

Written by Alex Case for UsingEnglish.com © 2011 

Student B 
Choose one of the lists below and read out one example with the key word missing. Your 
partner can guess just once what the missing word. Continue giving them other examples 
from the same list until they get it right or you run out of examples. 
Operator 

– All our operators are busy right now/ Call centre operator/ Speak to an 

operator/ Or press three to speak to an operator 
 
Phone - 
Phone you back/ Thanks for phoning/ Mobile phone/ Smart phone/ Cell phone/ 
Phone box/ Phone again/ Phone booth/ Public phone/ Payphone/ Freephone/ Phone card/ 
I’m phoning about the conference next week/ Alex Case’s phone 
 
Please 

– Please leave a message after the tone/ Please do not hesitate to contact me 

 
Put- 
Put the phone downPut someone through/ Put someone on hold 
 
Rate - 
Local rate/ Premium rate 
 
Reference
 

– With reference to your email yesterday/ Your ref:/ Our ref:/ Reference number 

 
Regards 

 Best regards/ Give my regards to John 

 
Ring - 
Give me a ring/ Ring me back/ Within three rings/ It

’s ringing, but no one is picking 

up/ Just let it ring/ Ringing tone 
 
Soon 

 I look forward to hearing from you soon/ See you soon/ Write soon 

 
Sorry 

– Sorry it took me so long to get back to you/ Sorry to keep you waiting/ Sorry, he’s 

out of the office at the moment/ Sorry. Can you speak a little louder?/ Sorry, we were cut 
off/ Sorry, I went into a tunnel 
 
Speak 

– Speak up/ Speaker phone/ Can I speak to… please?/ This is John speaking/ 

HLDS. Alex speaking. How can I help you?/ Speak to you soon/ Speak to you then 
 
Take
 

– Take a message/ Take care/ Can I take your name, please? 

 
Talk 

 Do you have time to talk?/ It’s been nice talking to you 

 
Text 

– Send a text/ Textspeak/ Text someone 

 
Thanks/ Thank you 

– Thanks again/ Thanks in advance/ Thanks for calling/ Thanks for 

your email

 

 
Tone - 
Dialling tone/ Engaged tone/ Busy tone/ Please speak after the tone/ Ringing tone 
 
Up 

 Hang up/ Speak up/ Pick up 

 
Yours 

 Yours sincerely/ Yours faithfully/ Sincerely yours/ Yours