Emailing Phrases- Brainstorming

Level: Advanced

Topic: Technology & science

Grammar Topic: Vocabulary

Submitted by:

Type: Lesson Plans

      Page: /       Download PDF (112 KB)

Lesson Plan Text

Completing Emailing Phrases Brainstorming
Work together to brainstorm at least three things for each gap below. Try to make the 
examples you make up as different as possible, and try to make them specific to emailing. 
You may be able to use the same phrases in more than one place below. 

1. Dear _____________________________________________________________,

2. Hi _______________________________________________________________ 

3. How _____________________________________________________________? 

4. Thanks ____________________________________________________________. 

5. I’m writing to you _____________________________________________________. 

6. Sorry _______________________________________________________________.

7. I’m afraid ____________________________________________________________.

8. Please ______________________________________________________________. 

9. (I)

 

hope

______________________________________________________________.  

10. Can you get back to me ________________________________________________? 

11. I look forward to/ I’m looking forward to ____________________________________. 

12. _______________________________________________________________ soon.  

Compare with the suggested answers, checking any which are in your list but not in the 
answer key. 

Which ones for each sentence are most suitable for you (in terms of formality and 
content)?

Choose a useful sentence and roleplay and take turns continuing the same email from that
point, one sentence each.

Repeat with a different email with the same starter if you can, then do the same with 
different starters. 

Test each other on the phrases in pairs:
-

Read a selection of the things that go in the gaps until your partner remembers the 
sentence stem

-

See how many things to go in one gap your partner can remember, helping them if 
they get stuck

Written by Alex Case for UsingEnglish.com © 2013

Completing Emailing Phrases Brainstorming
Suggested answers
Work together and brainstorm at least three things for each gap below. Try to make the 
examples you make up as different as possible, and try to make them specific to emailing. 
You may be able to use the same phrases in more than one place below. 

1.

Dear   ______________________________________________.   –  John/   Mr   Smith/
Ms   Jones/   Dr   Humperdinck/   all/   Sir   or   Madam/   NOT   Mr   John/   NOT   Mr   John
Smith/ NOT John Smith

2.

Hi _________________________________________________ - John/ guys/ every-
one/ (nothing)

3.

How ___________________________________? – was your weekend/ ’s it going/
are things/ have you been/ ’s the family

4.

Thanks _____________________________________________________. – for your
rapid response/ for getting back to me so quickly/ for your email/ for meeting me
last week/ for your interest in our company/ for a lovely meal on Saturday/ for
your kind invitation/ for getting in touch/ again/ in advance/ RARE for your co-
operation

5.

I’m   writing   to   you   _________________________________________________.   –
to…/ in order… to/ about…/ regarding…/ in connection with…/ in reply to…/ be-
cause…

6.

Sorry   ___________________________________________   -  (that)  I   couldn’t   be
more help/ for not getting back to you sooner/ for the late reply/ (that) I haven’t
been in touch/ (that) it’s been so long since I’ve been in touch/ to write to you
out of the blue, but…

7.

I’m afraid __________________________________________ -  I’m not allowed to
give   out   that   kind   of   information/   I’ll   be   out   of   the   country   at   that   time/   the
product which you have sent me doesn’t seem to work

8.

Please ___________________________________________ - let me know if that’s
okay/ get in touch if anything isn’t clear/ feel free to contact me at any time/ see
the attached document for more details/ find my CV attached/ accept my sin-
cerest apologies for…/ say Hi to James from me/ give my regards to Mr Smith/
RARE get back to me asap

9.

(I) hope _______________________________ -  to meet you (again) soon/ that’s
okay/ that helps

10.

Can you get back to me ____________________________________? – by the end
of the week/ in the next couple of days/ with your advice

11.

I look forward to/ I’m looking forward to ______________________________ - seeing
you then/ hearing from you/ hearing from you soon/ hearing your ideas/ doing
business with you again soon/ RARE your quick reply

12.

___________________________________________________ soon – Hope we can
meet up again/ I look forward to hearing from you/ Write/ I look forward to meet-
ing you

Written by Alex Case for UsingEnglish.com © 2013