Emailing- Structuring Emails

Submitted by:

Type: Lesson Plans

      Page: /       Download PDF (92 KB)

Lesson Plan Text

Structures of different kinds of emails
Write typical paragraph plans for the kinds of emails, describing the paragraphs in the 
body and what kinds of opening lines and closing lines you need.  

Asking for information (with three complex questions, so four main paragraphs)

Applying for a job, course, scholarship, funding, etc (three main paragraphs)

Request (two main paragraphs)

Written by Alex Case for UsingEnglish.com © 2015

Making arrangements (three main paragraphs)

Correcting wrong information (two main paragraphs)

Introducing yourself/ Making contact with someone (two main paragraphs)

Put the cards that you are given into order to make paragraph plans for the same func-
tions, perhaps putting them on top of the paper above.

Compare your answers to those on an un-cut-up version of the worksheets. 

Written by Alex Case for UsingEnglish.com © 2015

Cards to cut up/ Suggested answers

Asking for information (with three complex questions, so four main paragraphs)

Opening line not mentioning any specific questions yet but just the topic of the email

Background behind the questions and/ or a brief summary of the questions, with mention of

what is coming below (= describing the structure of the email)

The first question with at least one more sentence of explanation such as why you need to

know the answer

The second question with at least one more sentence such as your guess of what the

answer might be

The third question with at least one more sentence such as explaining failed attempts to find

out the answer from other sources

Closing line mentioning their reply

Applying for a job, course, scholarship, funding, etc (three main paragraphs)

Opening line mentioning the purpose of your email with details of how you heard about it and

mention of attachments

Reasons why you are particularly interested in that specific thing (making sure you don’t just

repeat things that are already in the attachments such as your CV)

Reasons why you are the best person for that specific thing (making sure you don’t just

repeat things that are in the attachments such as an application form)

When and how you are available to contact, for interview and to start

Closing line mentioning their reply

Request (two main paragraphs)

Opening line with just the general topic, probably not showing that you are asking for

something yet

Written by Alex Case for UsingEnglish.com © 2015

Request(s) with reason(s)

Explanations of any deadlines and/ or other options if they can’t do exactly what you are

asking

Closing line mentioning their reply or thanking for a future action if it’s a big ask and/ or you

want to emphasize it

Making arrangements (three main paragraphs)

Social opening line and/ or mentioning the last contact

Suggesting meeting with reason(s)

Suggested time and place, and maybe other possibilities if the first choice isn’t possible

Deadline to decide with reasons for that deadline, maybe with the best way to contact you

Closing line mentioning their reply and/ or the next face to face meeting, maybe asking again

for their feelings on the suggestions and/ or offering (again) to make changes if necessary

Correcting wrong information (two main paragraphs)

Thanks for mentioning you, your ideas, etc and maybe how you found out about it

What is wrong with the information and perhaps why that matters

Suggested future action and maybe other options

Thanks for a future action and/ or thanks again for something you mentioned in the first line

Written by Alex Case for UsingEnglish.com © 2015

Introducing yourself/ Making contact with someone (two main paragraphs)

Opening line with why you are writing, how you got their contact details and/ or why you are

contacting them (rather than anyone else)

Some relevant and interesting information about yourself, perhaps with links to what you

know about them

Mentioning your future contacts

Closing line mentioning their reply and/ or other next contact between you

Written by Alex Case for UsingEnglish.com © 2015