Opening and Closing Formal and Informal Emails and Letters

Level: Intermediate

Topic: Technology & science

Grammar Topic: Vocabulary

Submitted by:

Type: Lesson Plans

      Page: /       Download PDF (85 KB)

Lesson Plan Text

Opening and Closing Formal and Informal Emails and Letters

Brainstorm one standard/ neutral opening greeting, opening line, closing line and closing 
greeting into the middle column of the table below. 

Very formal

Standard/ Neutral

Informal

Opening

greeting

Opening

line

Closing

line

Closing

greeting

Name at

the end

Write other (super) formal, standard and informal phrases for the starting and closing 
functions above.

Written by Alex Case for UsingEnglish.com © 2013

Match the sections below to the boxes above. There are three sections which don’t fit 
anywhere because they are not correct in emails and letters. 
Dear Sir or Madam

Dear Prof. Smith/ Dr Smith/ Mr Smith/ Ms Smith

Dear all/ Hi everyone

Dear Steve/ Hi Steve

Steve 

Hi

(nothing)

To Steve

Dear Mr Steve

Dear you all

To whom it may concern:

To: The marketing team

About…

How’s it going?/ How are things?/ How’s life?

I am writing to you concerning/ with regards to/ regarding/ in connection with/ in order to…
Thank you for your interest in our company.

I hope you are well.

I am writing to you about/ to…

Re:

Thanks for your email yesterday.

Thanks for your quick reply./ Thanks for getting back to me so quickly.

Thanks for your quick replying.

I write to you about…

I look forward to see you soon. 

If you need any more questions, just let me know.

I look forward to hearing from you soon.

Thank you for your cooperation. 

If you have any further questions, please do not hesitate to contact me.

I’m looking forward to hearing from you soon. 

Thanks in advance./ Thanks.

If you need any more information, please let me know.

Thanks again. 

If you need any more info, just drop me a line.

Looking forward to hearing from you.

Please get back to me asap. 

See you then. 

See you/ CU

Cheers

Yours/ All the best/ Best regards/ Best wishes

Yours sincerely/ Yours faithfully/ Sincerely yours

A

(nothing)

A. M. Case (Mr)

Alex

Alex Case

Which forms above are mainly only used in letters? 

What other differences are there between letters and emails?

Written by Alex Case for UsingEnglish.com © 2013