Starting and Ending Meetings

Level: Intermediate

Topic: Profession, work or study

Grammar Topic: General

Submitted by:

Type: Lesson Plans

      Page: /       Download PDF (88 KB)

Lesson Plan Text

Starting and ending meetings

Ask your partner questions about some of the following things

A recent sports match

The weather

The news

Recent celebrity gossip

A recent movie/ Going to the cinema

This week/ This weekend/ This morning/ Last night

Travelling here

How well they know this city or area

How they’ve been since last time you met them

The last time you met

Their colleagues or friends that you know

Their appearance/ clothes

Which of the topics above are most suitable for chitchat as you come into a meeting?  
Does it depend on culture or any other things? 

What other topics of conversation are and aren’t suitable in this situation?

What phrases can you use to go from the small talk stage into the meeting for real?

Getting down to business

Which of the phrases and actions on the next page wouldn’t be suitable for you to use in  
business?

Written by Alex Case for UsingEnglish.com © 2010

If I could have your attention please

(cough cough cough)

Right, let’s get down to business, shall we?

Shall we get started?

If everyone is here, perhaps we can begin

We’ve got a lot to get through this morning, so let’s make a start

If everyone’s got a drink, perhaps we can start by…

Oy!

Hello!

(clicking your fingers)

(hitting the side of a glass with a pen or spoon)

(rapping your knuckles on the table)

Right, here’s the first slide

Quieten down please

I guess it’s time to begin

Can everyone take a seat so that we can get started?

It’s been great to chat, but I know your time is precious so I’ll get started, if you don’t 
mind

Actually, that’s connected to what I wanted to talk about today, which is…

(turning on the projector)

(bringing up the first PowerPoint slide)

You really must tell me more about that after the meeting

Please look at the agenda in front of you

Sorry, if we could just

Okay, it’s half past ten so we should really get going

Can we bring the meeting to order, please?

I hate to interrupt you all, but we have to be out of here by twelve so we’d better get 
the meeting underway

Once the meeting gets started, which of these things might you want to include in your  
introduction?
 Making sure all the participants know each other
 Saying how long the meeting is going to take
 Saying how the meeting will be organised
 Introducing everyone by name and role
 Explaining when questions should be asked
 Giving background information about the reason for the meeting
 Outlining the expected outcomes of the meeting
 Going through the agenda for the meeting
 Greetings, welcome and thanks for coming

What order would you do the things above in?

Written by Alex Case for UsingEnglish.com © 2010

What language could you use for each of those stages?

Compete to give the longest introduction that you can. Your partner will time you and take  
away time for pausing before telling you how long you managed to speak.

Do the same for ending a meeting

What things could you include in the final words by the chair at the end of the meeting,  
e.g. thanks for coming?

Look at the list below. Are there any that you wouldn’t include?

Instructions on how to get out of the building and get home

Details of the next meeting

Summary of the points discussed and decided

Summary of action to be taken, by who and deadlines

Invitation to go for a drink

Thanking participants

Saying the meeting must close

Organising follow up

Asking for documents based on the meeting

Hold a complete meeting, using the starting and ending phrases and tactics you have  
looked at.

Written by Alex Case for UsingEnglish.com © 2010