Teleconferencing- Tips & Phrases

Level: Intermediate

Topic: Technology & science

Grammar Topic: Vocabulary

Submitted by:

Type: Lesson Plans

      Page: /       Download PDF (104 KB)

Lesson Plan Text

Teleconferences tips and useful phrases

What would your tips be for good teleconferences?

Choose your top seven tips from the list below:

1. Be sure to specify which time zone the time of the meeting is given in
2. Send out the agenda well in advance and ask for feedback
3. Meet up five or ten minutes before the scheduled time to have a chat with the 

people at your end of the teleconference

4. Prepare small talk topics in case you have to kill time
5. Start with a roll call
6. Have some periods where people are asked to all speak one at a time
7. Hold votes halfway through the discussion to check progress towards agreement 

and keep people involved

8. Ban emailing and texting during the teleconference
9. Summarise and confirm the discussion every so often
10.Schedule some people to join the conference call only when the points that are rel-

evant to them are scheduled to come up

11. Use names as much as possible
12.Keep teleconferences short
13.Stop people interrupting each other
14.Introduce everyone at the beginning of the meeting
15.Ask everyone to introduce themselves at the start of the teleconference
16.Very clearly mark when you are moving to a different stage of the meeting
17.Go through the agenda in detail at the start
18.Summarise all discussion and decisions at the end of the teleconference in the 

same order as the agenda

19.Don’t be shy about asking people to speak up or repeat
20.Give a preview of what you are going to say
21.Explain anything happening your end that the other side can’t see
22.Clearly explain if the people taking part are different from those written on the 

agenda

23.Mention at the beginning if anyone will arrive or leave during the teleconference
24.Explain exactly what parts of documents you are talking about
25. Check if everyone has the documents you are talking about and has found the right 

place

26.Explain any silences your end
27.Politely explain if there is bad sound quality or other technical problems that will 

make understanding difficult

28.Chat about differences in time of day

Are there any you disagree with?

What phrases could you use to do the things you chose as important?

Written by Alex Case for UsingEnglish.com © 2011

Suggested answers

1. Be sure to specify which time zone the time of the meeting is given in – “your time” 

“our time” “GMT” “New York time” “daylight savings time” “British Summer Time” “we’re 
five hours ahead/ behind you”

2. Send out the agenda well in advance and ask for feedback – “please let me know if 

the timings seem okay” “Please find a proposed agenda attached.”

3. Meet up five or ten minutes before the scheduled time to have a chat with the people 

at your end of the teleconference – “So, what is our position?” “Is there anything we 
really need to mention?”

4. Prepare small talk topics in case you have to kill time – “How’s the weather over 

there?”

5. Start with a roll call – “Can everyone shout out their names?”
6. Have some periods where people are asked to all speak one at a time – “Let’s go 

round and comment on it one by one”

7. Hold votes halfway through the discussion to check progress towards agreement and 

keep people involved – “Can we have a quick vote to see what everyone thinks?”

8. Ban emailing and texting during the teleconference – “Can everyone leave all emailing 

until the break?” “We need to get through a lot, so can we have mobile phones off this 
time?”

9. Summarise and confirm the discussion every so often – “So, … thinks… but … said 

that…”

10. Schedule some people to join the conference call only when the points that are relev-

ant to them are scheduled to come up – “Kevin is going to join us for his presentation 
at half past.”

11. Use names as much as possible – “John, did you want to say something about this?”
12. Keep teleconferences short – “If we can keep to the timings on the agenda, we should 

be finished by three.”

13. Stop people interrupting each other – “Shall we let John finish first?”
14. Introduce everyone at the beginning of the meeting – “I think you all know…”
15. Ask everyone to introduce themselves at the start of the teleconference – “This is 

Alex.”

16. Very clearly mark when you are moving to a different stage of the meeting – “Moving 

on to…”

17. Go through the agenda in detail at the start – “And the third point on the agenda is… 

and should only take about…”

18. Summarise all discussion and decisions at the end of the teleconference in the same 

order as the agenda – “First of all we agreed…”

19. Don’t be shy about asking people to speak up or repeat – “Can you speak a little 

louder?” “Can you say the last bit again?”

20. Give a preview of what you are going to say – “I’d like to explain…”
21. Explain anything happening your end that the other side can’t see – “I’m just looking 

for the file now.” “We’re just discussing it between us.” “Just a moment, someone has 
just come in.”

22. Clearly explain if the people taking part are different from those written on the agenda 

– “Alex couldn’t make it.” “Alex’s place will be taken by…”

Written by Alex Case for UsingEnglish.com © 2011

23. Mention at the beginning if anyone will arrive or leave during the teleconference – 

“Alex has to leave early.”

24. Explain exactly what parts of documents you are talking about – “It’s the third bullet 

point.” “The end of the second paragraph.”

25. Check if everyone has the documents you are talking about and has found the right 

place – “Can everyone see the appendix?”

26. Explain any silences your end – “I’m just thinking about it.”
27. Politely explain if there is bad sound quality or other technical problems that will make 

understanding difficult – “The line isn’t very good but we should be okay.”

28. Chat about differences in time of day – “It must be very early over there.”

Written by Alex Case for UsingEnglish.com © 2011