Telephone Phrases- Brainstorming and Roleplays

Level: Intermediate

Topic: Technology & science

Grammar Topic: Functions & Text

Submitted by:

Type: Lesson Plans

      Page: /       Download PDF (118 KB)

Lesson Plan Text

Completing Telephoning Phrases Brainstorming and Roleplays

Work together and brainstorm at least three things for each gap below. Try to make the 
examples you make up as different as possible, and try to make them specific to 
telephoning. You may be able to use the same phrases in more than one place below. 

1.

_______________________________________________. Can I take a message? 

2.

______________________________________________. Can I call you back later? 

3.

Can I call you back ___________________________________________________? 

4. She’s away from her desk, but 

____________________________________________. 

5.

She isn’t 
_____________________________________________________________ .

6.

Can you call _________________________________________________________? 

7.

Can you hold ________________________________________________________? 

8. Just a moment while I 

___________________________________________________. 

9. I’ll __________________________________________________ and get back to you.

10. I’ll get back to you _____________________________________________________. 

11. Are you _____________________________________________________________?

12. Do you have _________________________________________________________?

13. Do you know _________________________________________________________?

14.

Can I have __________________________________________________________? 

15.

Can I just check ______________________________________________________? 

16.

Can you repeat _______________________________________________________?

17.

Is that ______________________________________________________________? 

18.

I’m afraid I have to _____________________________________________________.

19.

Sorry for _____________________________________________________________.

Written by Alex Case for UsingEnglish.com © 2013

20.

Thank you for _________________________________________________________.

21.

I’ve just 
______________________________________________________________. 

22.

If you give me your email address, 
_________________________________________. 

23. This is (name) ________________________________________________________ .

24.

Who _______________________________________________________________? 

25.

Would you like _______________________________________________________? 

26.

You need ________________________________________________ in the address. 

Compare with the suggested answers, checking any which are in your list but not in the 
answer key. 

Which ones for each sentence are most suitable for you (in terms of formality and 
content)?

Choose a useful sentence and roleplay continuing the telephone conversation from that 
point.

Repeat with a different conversation with the same starter if you can, then do the same 
with different starters. 

Test each other on the phrases in pairs:
-

Read a selection of the things that go in the gaps until your partner remembers the 
sentence stem

-

See how many things to go in one gap your partner can remember, helping them if 
they get stuck

Written by Alex Case for UsingEnglish.com © 2013

Suggested answers
1. _____________________________________. Can I take a message? – She’s away 

from her desk/ She’s in a meeting/ She’s meeting a client/ She’s out of the office/ She’s
not here/ She’s not answering her phone/ She’s out of the country/ Her line is busy

2. _________________________________________________ Can I call you back 

later? – I’m in a meeting/ I’m in the train/Someone’s just come in to my office/ A client 
has just arrived/ I have something that I really have finish/ I’m a bit tied up at the mo-
ment/ It’s a bit noisy here/ I’m just about to…

3. Can I call you back _______________________? – in a minute/ when I’ve found the 

document/ after I speak to…/ when I get back to the office/ from my desk/ later/ this af-
ternoon

4. She’s away from her desk, but _________________________. – She’ll be back in a 

few minutes./ You can contact her on her mobile./ I know she’s planning to call you 
later./ I’ll let her know you called./ She’ll phone you as soon as she’s back./ I may be 
able to help.

5. She isn’t ___________________________. - at her desk/ in the office today/ answer-

ing her phone/ available until…

6. Can you call _____________________? – me back (when you get this message/ 

when you’ve checked)/ me on my mobile/ me when you get the chance/ the other 
people who will attend/ again later/ this number,…/ our sales department

7. Can you hold ____________________? – the line/ while I check/ on while I find a pen/

while I check if he is available/ while I connect you

8. Just a moment while I _____________________. - write that down/ get it up on my 

screen/ look for the document/ find a pen and some paper

9. I’ll ____________________ and get back to you – find the document/ read the email 

again/ speak to my boss/ work on it again/ check/ find out/ ask her

10. I’ll get back to you ____________________. - as soon as I can/ as soon as possible/ 

straightaway/ before lunch/ by the end of the week/ by Friday/ in a couple of days/ 
within five working days/ before five/ immediately

11. Are you ____________________? – busy/ free to talk/ the right person to talk to 

about…/ online/ in the office/ at your desk/ NOT Mr Smith

12. Do you have __________________? – access to the internet/ the document in front of

you now/ his email address/ time to talk/ a couple of minutes

13. Do you know ________________? – when he’ll be back/ his mobile number/ the inter-

national dialling code/ which department that person works in/ the spelling of her 
name/ when a good time to call would be/ who I should talk to about…/ her extension 
number/ who’s responsible for…

14. Can I have ______________________? – that in writing by Friday/ your name/ a 

couple of days to think about it/ the invoice number/ the shipping number/ your contact
details/ your email address

15. Can I just check ________________? – how to spell…/ the spelling of…/ your email 

address/ that back/ the last part again/ your name/ whether he already has your num-
ber or not\ when he will be available

16. Can you repeat __________________? – the name of the person who you wish to 

speak to/ the last three letters/ the first word/ your name/ the whole thing

Written by Alex Case for UsingEnglish.com © 2013

17. Is that ______________? – one five or five zero/ all small letters/ all one word/ a US 

number/ a mobile number/ forward slash or back slash/ B for ball or V for volley/ 
(name)/ the marketing department/ 01232 998861/ treble three

18. I’m afraid I have to _______________________. - go/ take another call/ speak to 

someone/ get on with…/ go to a meeting

19. Sorry for ________________________. – the interruption/ keeping you waiting / 

phoning again so soon/ not getting back to you sooner/ earlier/ not being able to speak
earlier/ calling at lunchtime/ calling so late

20. Thank you for ___________________  - phoning Desire English/ your email (this 

morning)/ meeting me the other day/ your interest in Subsidiary Bathrooms/ all your 
help/ the information/ the agenda for the next meeting/ your understanding/ your call/ 
calling/ NOT your calling

21. I’ve just _____________________. – got back to the office/ received your message/ 

read your message/ listened to your message/ got out of a meeting

22. If you give me your email address, _____________________________. – I can con-

firm it in writing/ I can send you a map/ I can send you a link

23. This is (name) (.) ________________________. - speaking/ from (name of company)/ 

Can I speak to…, please?/ Is… there?/ Is… available?/ Is that (name)?

24. Who ___________________________? – shall I say is calling/ would you like to 

speak to/ is speaking, please/ do you wish to speak to/ NOT are you

25. Would you like ____________________? – his mobile number/ her to phone you 

back/ to leave a message/ me to take a message/ me to ask him to call you back/ to 
speak to her PA

26. You need ___________________________________________________ in the ad-

dress. –http/ underscore/ forward slash/ capital letters/ dot

 

Written by Alex Case for UsingEnglish.com © 2013

Completing telephoning phrases roleplays
Do a selection of the roleplays below. The person who picks the card should take on that 
role each time, but please make sure everyone understands the situation before starting.

Someone will keep trying to contact the same person in your office. Give a different reason

each time why they aren’t available.

Try to politely finish a phone call as quickly as possible.

Keep on remembering things you need to discuss when the conversation seems to be

finished.

Don’t accept just leaving a message.

Politely refuse as many requests and suggestions as you can.

Don’t accept someone’s offer to call you back later.

Make the other person wait for as many things as possible.

Demand/ Ask for all kinds of future action.

Talk about several parts of a 20 page document that you both have in front of you.

You don’t know who you need to speak to.

Ask for confirmation of as many things as possible.

Apologise for many things.

Thank the other person for many things.

Mention many different names.

Written by Alex Case for UsingEnglish.com © 2013