Video and Teleconference Game

Level: Advanced

Topic: Profession, work or study

Grammar Topic: General

Submitted by:

Type: Lesson Plans

      Page: /       Download PDF (69 KB)

Lesson Plan Text

Teleconferences and video conferences stages game

Before the teleconference really starts

Which of these stages would and wouldn’t you typically have in a video conference or 
teleconference in your company?

Connect with the other side to make sure the equipment is working
Ask someone to set up the equipment and take care of the technical side
Chat with the person who is setting up the equipment as they are doing so
Arrange when to have the teleconference and who should attend
Decide on the agenda
Chat with the people at the other end, e.g. until they all arrive
Ask someone at your end to take minutes
Chat with people your end as they arrive in the meeting room
Ask someone your end to chase up missing people
Sort out technical problems such as bad sound or picture

Are there any which have been missed out above?

Put the ones that you would have into a typical order

Do the same for the following parts of the meeting:

Starting the actual teleconference
Agree on the minutes of the previous conference call
Approval of this agenda
Introduce the people attending and apologies for people who are absent
Explain how the meeting will be organised
Confirming names
Start on the first point on the agenda

Ending the teleconference
Arrange the next teleconference or video conference
Check that no one has anything left to say/ everyone agrees about the last point on the 

After the actual teleconference has finished
Chat with people your end as they leave
Feedback with people your end about how well the teleconference went
Chat with the person who packing up the equipment as they do so

Compare your answers to the board game on the next page.

Written by Alex Case for © 2011


Arrange when to have the teleconference and who should take part

2. Decide on the agenda

3. Ask someone at your end to take minutes

4. Ask someone in the office to help you set up the equipment and take care of the 

technical side

5. Chat with the person who is setting up the equipment as they are doing so

6. Chat with people your end as they arrive in the meeting room

7. Ask someone your end to chase up missing people

8. Connect with the other side to make sure the equipment is working

9. Sort out technical problems such as bad sound or picture

10. Chat with the people at the other end, e.g. until they all arrive

11. Get down to business

12. Introduce the people attending and apologies for people who are absent

13. Confirm names

14. Explain how the meeting will be organised

15. Agree on the minutes of the previous teleconference

16. Approval of the agenda

17. Start on the first point on the agenda

18. Check that no one has anything left to say/ everyone agrees about the last point 

on the agenda

19. A.O.B.

20. Arrange the next teleconference or video conference

21. Close the teleconference

22. Feedback with people your end about how well the teleconference went

23. Chat with people your end as they leave

24. Chat with the person who packing up the equipment as they do so


Written by Alex Case for © 2011

Play the game described below in pairs or small groups

Rules of the game

Play Rock Paper Scissors to see who starts on the first, second, third etc squares of the 
game. The person who is furthest back goes first. They should decide on what they would 
say (or sometimes write) in that situation or roleplay it with a classmate, and the people 
listening will give them between one and three points depending on how well they did. 
They can then move that many squares down the board. The first person to THE END is 
the winner. 

Written by Alex Case for © 2011